HR en directie aan één tafel: de kunst van het naar elkaar luisteren

HOE je het zegt versus WAT je zegt
In november verzorgden een Yacht collega en ik een seminar voor HR managers/adviseurs en bestuursleden van vooraanstaande klanten van Yacht. Het hoofdthema luidde als volgt: ‘Directie en HR als businesspartners’. Tijdens dit seminar zijn wij dieper ingegaan op de kwestie: ‘een waarde creërende verbinding tussen HR en directie: waarom niet?’
Menselijke interactie in een organisatiecontext vind ik als Interim Professional HRM bij Yacht en sociaal & organisatiepsychologe van origine buitengewoon interessant. Wat gebeurt er als je hoogopgeleide, ervaren bestuursleden en HR professionals na twee inhoudelijke betogen over verbinding tussen HR en directie een businesscase toeschuift, waarin zij in een overlegsetting elkaar moeten vinden in het uitzetten van de koers van een noodlijdende organisatie? Als extra moeilijkheid hadden wij de directieleden in een HR-rol gepositioneerd en de HR professionals in een directierol. Dit om ervoor te zorgen dat het noodzakelijk was dat een ieder zich in de rol van de andere partij ging verplaatsen. Het verloop van de businesscase toonde aan dat de manier waarop een boodschap overgebracht wordt vele malen belangrijker is dan de inhoud van het gesprek. Daarnaast bleek actief luisteren naar elkaar niet zo simpel als het lijkt.

De verwachtingen over en weer zijn in principe helder
De theorie is duidelijk en elke HR professional en elk bestuurslid is zich hiervan latent of actief bewust: verbinding tussen beiden is de sleutel tot succes. “HR moet haar plek aan de directietafel wel verdienen,” aldus één van de bestuursleden: “uitspraken als ‘maar wat betekent het dan voor het personeel’ willen we niet meer horen, althans niet in de directiekamer, en een stevige ruggengraat van HR is gewenst.”Het bestuurslid vervolgt: “Er wordt vanuit de directie verwacht dat HR goed kan meepraten over de business en dat zij waar nodig haar plannen bijstelt indien de koers van de organisatie zich wijzigt.” Eén van de sprekers, prof. dr. Rob Vinke, vult aan: “Denken in scenario’s zullen zowel HR als directie goed moeten kunnen beheersen. Bedenk wat er voor de organisatie nodig is bij krimp, stabiliteit en groei.” Daarnaast is men het erover eens dat afspraken over en weer nagekomen dienen te worden, gelijkwaardigheid is hierin een belangrijk uitgangspunt. Het rijtje van tips kan nog veel verder aangevuld worden. Neem de gezamenlijke belangen als uitgangspunt en spreek elkaars taal bijvoorbeeld. Vooral dit laatste valt nog niet mee, zo bleek ook die bewuste seminarmiddag.

Met elkaar aan tafel zitten betekent met elkaar communiceren
Communicatie kan op meerdere betrekkingsniveaus plaatsvinden: op inhoudsniveau, procesniveau of relationeel niveau. Helaas blijkt in de praktijk dat er te vaak puur focust wordt op het overbrengen van de eigen boodschap: men gaat overreden, overhalen. Voor overtuigen is echter verbinding nodig, en daar zijn we juist zo gretig naar op zoek. In de businesscase tijdens de seminarmiddag worden over en weer goed gefundeerde argumenten geponeerd; aan het vermogen om strategisch te denken, een goede mondelinge uitdrukkingsvaardigheid en aan charisma ontbreekt het de directieleden en HR allesbehalve. Men neemt stelling over bijvoorbeeld leiderschap en outsourcing, alsook over talentmanagement. Het blijft echter bij stelling nemen. Ondanks de goede bedoelingen en harde inspanningen eindigen we die middag in een soort patstelling en mijn verwachting is dat dit in de praktijk ook regelmatig gebeurt. Winst valt er te behalen bij het opzoeken van de dialoog.

De psychologie van vergaderen
Om tot een succesvolle samenwerking te komen tussen HR en directie speelt naast het bedrijfskundige aspect -weten waarover je het hebt- ook het psychologische aspect -weten hoe je elkaar vindt- een grote rol. Vergaderen blijft immers mensenwerk. Als HR professional met een voorliefde voor de psychologie adviseer ik het op het gebied van succesvol verbinden het volgende:
- Bespreek de gespreksagenda en insteek met de andere partij, is er overeenstemming over het proces? Komen de doelen overeen?
- Probeer in te schatten wat voor type persoonlijkheid je tegenover je hebt en welke communicatiestijl hij/zij heeft. Te denken valt aan de kleurentypologieën en communicatiestijlen als beschouwend, directief, expressief en coöperatief. Probeer in de taal van de ander te spreken. Hierover is veel literatuur geschreven
- Stel vragen! Welke afwegingen zijn voor de andere partij het meest belangrijk? Wanneer is de ander tevreden? Waar liggen de gezamenlijke belangen?
- Lees tussen de regels door: met welke intonatie wordt gesproken, welke non-verbale gebaren neem je waar? Maak dit zo nodig bespreekbaar, geef bijvoorbeeld gevoelsreflecties
- Neem de tijd om de boodschap van de ander te verwerken en om de ander uit te laten praten. Toets waar nodig of je de boodschap van de ander goed begrepen hebt
- Waak ervoor om in een welles-nietes discussie te belanden, doe dan een procesinterventie (bv: “ik merk dat wij er op dit punt niet goed uitkomen, hoe kunnen we dit doorbreken?”)

Ik wil deze blog afsluiten met een aantal wijsheden die mooi weergeven wat mijn boodschap is:
“Samenwerken is het overeenkomstige versterken”- Fred Koolwijk*
“Mensen zijn niet om over te praten, maar om mee te praten.”- B.J. Kouwer*
“Ik heb in mijn leven meer geleerd door te luisteren dan door te spreken” – Onbekend*
(afkomstig van www.heinpragt.nl)