met HR vacatures & het beste HR forum

Is HR eindverantwoordelijk voor de inhuur van zelfstandige professionals?

Bij veel organisaties is de aanpak rondom de inhuur van zelfstandige professionals decentraal ingericht. Hierdoor bestaat niet altijd centraal overzicht en loopt de organisatie mogelijk fiscale en juridische risico's. Daarnaast zijn er veel interne stakeholders betrokken bij het inhuren van zelfstandige professionals. De inhurende manager wil vooral snel iemand beschikbaar hebben, die goede kwaliteit levert. Inkoop heeft echter een belang bij het voordelig inkopen van extern personeel. Daarnaast speelt recruitment soms wel of geen rol bij het selectieproces. HR regelt vaak de contractvorming en de financiële adminstratie is verantwoordelijk voor het verwerken van de facturen. Mijn vraag is daarbij: Wie is de eigenaar van het dossier: Inhuur van zelfstandige professionals?

Is dit de HR afdeling?

Lees meer HR artikelen over: Financiële, HR, Inkoop, Recruitment, administratie, arbeidsmarkt, externen, flexcenter, flexibilisering, inhuur, Alles bekijken

Aantal keer bekeken: 58

▶ Plaats een reactie

Reacties op dit bericht

Permalink Reactie geplaatst door Erik de Vos on 4 november 2010 at 1:03pm

Rob, inderdaad een veelgehoord en veelvoorkomend probleem. Pas bij controle komt meestal uit dat de "inleenconstructie" van een zelfstandige onvoldoende is geborgd. Waarna bij controle van de Belastingdienst, die kijkt naar de "feitelijke werksituatie" er steeds meer wordt geconcludeerd dat de zelfstandige helemaal niet zelfstandig is. Wij hebben inmiddels risicoscans gemaakt voor bedrijven om hun complete dossier Externe Inhuur door te lichten, daar waar problemen zijn aan te pakken en betere procedures om problemen in de toekomst te voorkomen in de organisatie te verankeren.
Met alle plezier wil ik je wel eens wat meer informatie verschaffen over deze problematieken en de oplossingen als je dat wilt.
Erik de Vos, Het Zelfstandigen Collectief / Vrij Ondernemend

▶ Beantwoorden

Permalink Reactie geplaatst door Ruud van Gerrevink on 4 november 2010 at 2:03pm

Wanneer het gaat om het inhuren van een zzp-er voor een specifieke activiteit, dan is de lijnverantwoordelijke waaronder die activiteit valt, eigenaar van dat dossier.

Op grond van mijn expertise heb ik echter een "procedure inhuren zzp-ers" gemaakt, die door de directie is vastgesteld en vervolgens door de directie aan alle verantwoordelijke lijnmanagers (met een bevoegdheid tot het inhuren van een zzp-er) bindend opgelegd. Uiteraard met vermelding dat men met vragen over dat stuk, of de toepassing daarvan, bij HR terecht kan.

Zijn er later problemen met de fiscus over ontbreken van een VAR-WUO of iets dergelijks, dan is de eigenaar van het dossier de sigaar.

▶ Beantwoorden

Permalink Reactie geplaatst door Erik de Vos on 4 november 2010 at 2:34pm

Ruud, wellicht gaat dat niet ver genoeg. Immers, indien procedures niet goed zijn gevolgd en er dingen ontbreken bij dossiervorming of dat de Belastingdienst achteraf toch vaststelt dat er sprake is van een arbeidsovereenkomst, ontstaan er boetes/naheffingen e.d. Ik kan me toch niet voorstellen dat deze boetes dan verhaald gaan worden op de eigenaar van het dossier, zoals in jouw laatste zin. Vanuit directie oogpunt zouden dergelijke problemen toch vooraf moeten worden voorkomen. Trouwens, de VAR-WUO zegt niets over het wel of niet bestaan van een arbeidsovereenkomst en is derhalve een soort schijnveiligheid. Zoals wij dat doen zou er eigenlijk eerst een arbeidsvormencheck op de zelfstandige gedaan moeten worden voordat deze persoon wordt ingehuurd. Je kunt namelijk als bedrijf of lijnmanager nog zo goed procedures volgen maar als de check op de zelfstandige niet wordt uitgevoerd heb je bij controle BD niets aan goed gevolgde inhuur-procedures. En ja, ik ken de verhalen wel, "ik doe het als zelfstandige al jaren zo en ook mijn accountant ziet geen problemen, dus waarom zou ik iets veranderen". Als je goed juridisch en arbeidsrechterlijk naar inhuur zelfstandigen in NL kijkt doen we het dus al jaren fout en is het een vat dat op het punt van ontploffen staat.

▶ Beantwoorden

Permalink Reactie geplaatst door Ruud van Gerrevink on 4 november 2010 at 4:00pm

Je gaat nu wel erg diep. Ik antwoordde alleen op de vraag wie eigenaar moet zijn. Een goed kwaliteitssysteem (checks and balances, desnoods ISO-geborgd) kan de processen prima bewaken. En een verantwoordelijke manager kan op verschillende manieren "de sigaar" zijn. Van een berisping, via korting bonus t/m ontslag met verhaal van de veroorzaakte schade. Maar alleen als die ook daadwerkelijk verantwoordelijk was en van de benodigde informatie was voorzien om correct te handelen. Anders kun je geen "eigenaar" zijn.

En praat me niet over de VAR-WUO. Ik heb de tijd nog meegemaakt dat UWV en fiscus verschillend beleid voerden op de (fictieve) arbeidsovereenkomst toets. En ik weet dat we met de VAR-WUO in feite niet veel zijn opgeschoten, behalve een heel (heel, heel) lichte verbetering in de bewijslast. Daar kan ik nog wel een paar forums mee vullen. Ook dat was maar een voorbeeld.
Maar in feite komt het er op neer dat in een gezond functionerende omgeving, HR door een manager die een zzp-er wil inhuren, altijd wordt geconsulteerd. En die HR-professional kan beoordelen of de betreffende casus beter even voorgelegd kan worden aan Vrij Ondernemend BV of desnoods Deloitte. Maar al dit verandert niets aan mijn visie wie "eigenaar" moet zijn van de zzp-inhuur.

▶ Beantwoorden

Permalink Reactie geplaatst door Erik de Vos on 5 november 2010 at 10:05am

OK, Ruud, ben ik het volledig mee eens. Laten we hopen dat de HR professionals zo slim zijn om de casus aan specialisten voor te leggen. Dat zal met name in 2011, wanneer de Belastingdienst gaat controleren op de VAR ( wat ze maar mondjesmaat doen, maar we hebben begrepen dat dat geïntensiveerd gaat worden in 2011 ), een hoop problemen schelen.

▶ Beantwoorden

Permalink Reactie geplaatst door Paul Jansen on 5 november 2010 at 2:01pm

Interessante discussie en ik wil er toch even iets over zeggen. Wij zijn werkzaam in een heel andere branche en zien dat er vanuit bedrijven behoefte is grip te krijgen op inhuur.
Tegelijkertijd blijven bedrijven vaak vast houden aan de traditionele inhuur methodes, die vaak duur zijn en kwalitatief niet altijd voldoen. Maar er zijn weldegelijk oplossingen om de inleenconstructie met zzpers te waarborgen. Mijn vraag is dan ook waarom bedrijven zo vast houden aan de traditionele inhuur methodes.

▶ Beantwoorden

Permalink Reactie geplaatst door Rob den Boer on 7 november 2010 at 8:21pm

Paul, ik denk dat de tijd hier een belangrijke rol speelt. De traditionele inhuur methoden zijn al zo lang in gebruik, dat het tijd kost hier verandering in te organiseren. Daarnaast denk ik dat veel organisaties nog niet weten hoe ze de inhuur moeten organiseren volgens de nieuwe methoden. Verder deel ik jouw mening dat bestaande methoden vaak duur zijn en kwalitatief niet altijd voldoen. De rol van de intermediairs zal ook gaan veranderen zodra meer organisaties bereid zijn te 'investeren' in de nieuwe methoden.
Verandering binnen de organisatie dient uiteraard wel opgestart te worden door de interne stakeholders. De 'eigenaar' van het inhuurproces kan hier wat mij betreft een belangrijke rol vervullen.