Met je collega’s WhatsAppen. Doen of niet?

WhatsApp is waanzinnig populair en voor veel mensen een van de belangrijkste apps op hun telefoon. Veel collega’s en bedrijven richten daarom een eigen WhatsApp-groep in.

Vorig jaar bleek dat de helft van de personen met WhatsApp in een WhatsApp-groep zit met één of meerdere collega’s. Terwijl leidinggevenden er regelmatig bewust buiten worden gehouden.

Maar er zijn ook mensen die niet weten hoe dat werkt of die -om wat voor reden dan ook- bezwaar hebben tegen het gebruik van Whatsapp. En wat doe je als manager of HR-professional als iemand weigert om die app te gebruiken? Kan een werkgever je verplichten om WhatsApp te gebruiken?

Dat laatste is waarschijnlijk juridisch niet mogelijk. Feit is wel dat WhatsApp voor steeds meer doeleinden op de werkvloer wordt gebruikt. Er zijn gevallen bekend waarbij medewerkers via WhatsApp zijn ontslagen. Al heeft de rechtbank daar nog wel moeite mee. En ook worden ziekmeldingen per WhatsApp doorgaans niet op prijs gesteld.

Tips voor WhatsApp
Wie binnen de organisatie zakelijk gebruik wil maken van WhatsApp, kan daar beter een aantal regels voor opstellen. Communiceer bijvoorbeeld duidelijk naar de medewerkers wanneer verlangd wordt dat ze WhatsApp gebruiken.
En als het in gebruik is, wordt aangeraden om alleen op berichten te reageren als dat echt functioneel of nodig is. Een WhatsApp-groep is namelijk niet veel anders dan een enorme lijst met e-mailontvangers die in een CC-lijst staan. Ze krijgen allemaal het bericht ongeacht of het aan hen persoonlijk gericht is of niet. Schroom dus niet om iemand een direct bericht te sturen.

Zet een protocol op
Als HR-professional is het misschien verstandig om enkele regels in een soort protocol vast te leggen die medewerkers moeten lezen en ondertekenen voordat ze in een WhatsApp-groep worden toegevoegd. Als er regels worden overtreden, heb je ook geen discussie en kan iemand zo uit de groep worden verwijderd. En tot slot nog één advies: vermijd oeverloze discussies en geroddel over collega’s, want dat gebeurt al genoeg in de rookkamer of buiten op de rokersplaats.

Het ontslaan van medewerkers via WhatsApp is dus niet zo’n goed idee. In de gratis whitepaper ‘Negen fouten bij ontslag op staande voet’ lees je wat er nog meer regelmatig fout gaat bij het ontslag.

Aantal keer bekeken: 264

Plaats een reactie

Reacties op dit bericht

In je blog adviseer je om regels op te stellen voor WhatsApp gebruik. Ik ben het hier mee eens, maar wel met een weloverwogen insteek. De organisatie moet richtlijnen opstellen die bij de organisatiecultuur past. Maak een keuze tussen 'controlerende' of 'enthousiasmerende' richtlijnen.

Door richtlijnen op te stellen beoog je als organisatie het communicatiegedrag van medewerkers op (niet enkel WhatsApp maar ik hoop) alle sociale media in goede banen te leiden, risico's te beperken en zowel het belang van de organisatie als de medewerker te beschermen.

Een richtlijn dat uit angst en gebrek aan vertrouwen voortvloeit werkt vaak belemmerend, beperkend of belerend. In zulke richtlijnen is er vooral aandacht voor wat niet mag en kan. Ik adviseer organisaties controlerende richtlijnen op te stellen als dit past binnen de organisatiecultuur en de werkomgeving (als veiligheid, geheimhouding en privacy een rol speelt).

Er zijn ook organisaties die gedragsrichtlijnen opstellen vanuit de behoefte medewerkers juist te enthousiasmeren en te activeren voor sociale media. Deze richtlijnen bespreken de grenzen van werkgerelateerde sociale media-activiteiten en kunnen medewerkers in beweging krijgen (vertellen hoe individuele medewerkers kunnen bijdragen en meedoen).

Los van vorm en stijl moet je richtlijn volgens ons de volgende elementen bevatten:
1. Uitleg over sociale media, hoe de organisatie ze inzet en hoe de medewerker hieraan kan bijdragen.
2. Juridisch document, inclusief eventuele monitoring door de werkgever en de consequenties bij overtreding.
3. Aansprekende en communiceerbare samenvatting (tekst, beeld, filmpje).

Sociale media - en WhatsApp in het bijzonder - kun je vanuit HR goed inzetten om mensen met elkaar te verbinden.

Inge Beckers schreef samen met Diana Russo: HR & Social Media

RSS