met HR vacatures & het beste HR forum

salarisadministratie: P&O aangelegenheid?

Hallo,

Bij ons bedrijf is de salarisadministratie een onderdeel van de financiele administratie. Wij hebben een salarisadministrateur in dienst die zich graag wil ontplooien als assistent controller. De controller stuurt die afdeling aan.

Daarnaast stuur ik de afdeling P&O aan waaronder een P&O medewerkster die alle uitvoerende en operationele P&O werkzaamheden verzorgt. Zij wil zich graag ontwikkelen tot adviseur P&O.

Nu is haar gevraagd of zij een gedeelte van de salarisadministratie voor haar rekening wil nemen. Zij heeft hier de tijd voor en de salarisadministrateur krijgt dan meer tijd voor haar ontwikkeling.

Hier zijn wij mee akkoord gegaan mits het bij P&O mutaties en invoer in het salarissysteem blijft.

En dit is nu het punt waarop het spaak loopt.

De salarisadministrateur wil het liefst alle salarisinvoerwerkzaamheden en berekeningen bij de P&O medewerker neerleggen zodat de sal.adm. het alleen nog maar hoeft te controleren. Terwijl de P&O medewerker helemaal in paniek raakt van deze financiële activiteiten. Ze heeft geen financiële achtergrond. Heeft er ook geen raakvlakken mee en ik ben het met haar eens. Nu ga ik morgen een discussie aan met de controller en de directeur van ons bedrijf.

Ik vraag mij dan ook af hoe het bij andere bedrijven geregeld is. Ligt bij jullie de salarisadministratie ook bij P&O? Zo ja, hebben jullie dan een administratief medewerker in dienst hiervoor of doet de medewerker P&O het werk? Of zo nee, er is ook een scheiding? Ik heb tot nu toe alleen maar bij bedrijven gewerkt waarbij de salarisadministratie onder de administratie afdeling viel dus ik heb geen ander vergelijk.

Alvast bedankt voor jullie reactie.

Groeten,

Rosanne

Ter info: wij hebben 75 man in dienst.

Aantal keer bekeken: 605

Je kunt niet meer reageren op dit bericht.

Reacties op dit bericht

Permalink Reactie geplaatst door Lonneke Achthoven on 23 februari 2010 at 3:04pm

Hallo Rosanne,

Bij ons is het zo geregeld dat P&O de invoer en mutaties verricht t.b.v. de salarisadministratie en dat de administrateur doet de achterkant. Opzich werkt het bij ons goed op deze manier.
Wel krijgen we elk jaar een opmerking van de accountants dat ze graag zien dat P&O en de salarisadministratie gescheiden zijn.

Persoonlijk ben ik van mening dat je een P&O medewerker eigenlijk niet moet belasten met de salarisadministratie. Het financiele gedeelte is waarschijnlijk helemaal niet haar/zijn ding en dit vergroot zeker de kans op fouten.

Terugkomend op jouw verhaal. Ik maak er ook uit op dat de huidige salarisadministrateur wel de ruimte krijgt om zich verder te ontwikkelen en dat de P&O-medewerker er werkzaamheden bij krijgt, hoe wel dit past qua workload, en hierdoor minder tijd is voor de ontwikkeling tot P&O adviseur?
Ik merk hier dat het goed is dat de administrateur de achterkant van de salarissen doet. Je moet hier echt wel financieel voor onderlegt zijn om dit goed te doen. Rondrekeningen te maken voor bv pensioenen enz. Dit kan je niet aan iemand overlaten die geen financiele achtergrond heeft.

Succes en ik ben benieuwd waar je op uit bent gekomen.

Groeten,

Lonneke

Permalink Reactie geplaatst door Marina Lauer on 24 februari 2010 at 4:13pm

Bij ons valt de salarisadministratie wel onder de HR afdeling, maar is de uitvoering van payroll activiteiten strikt gescheiden van de overige HR activiteiten. De input voor mutaties wordt gedaan door de HR afdeling en dit wordt verder geheel uitgevoerd door payroll. Beide disciplines worden aangestuurd door de HR manager.

Permalink Reactie geplaatst door Ilse on 25 februari 2010 at 9:33am

Hoi Rosanne,

bij ons (bedrijf met 30 medewerkers) was tot voor kort de controller verantwoordelijk voor de salarisadministratie. Ikzelf ben belast met P&O en voorzag haar altijd van de mutaties. Ik deed verder de 2e controle van de stroken en de 2e autorisatie van de betaling van de salarissen.
Omdat zij het erg druk heeft en ik van mening ben dat je moet blijven leren, heb ik sinds kort de hele salarisadministratie erbij genomen. Ik vind het zelf erg leerzaam en hoewel ik ook zeker geen financiele achtergrond heb, krijg ik genoeg hulp van bijv ons salarisbureau. Ik kan ze altijd bellen om mijn berekeningen te controleren etc.
Nu doet zij de 2e controle en autorisatie, verder doe ik alles. Persoonlijk vind ik dit in een klein bedrijf geen probleem, omdat je als HR-medewerker dan toch al veel meer doet dan in je functieprofiel staat. Persoonlijk vind ik het prettig om all-round te zijn.

Succes!
Groet
Ilse

Permalink Reactie geplaatst door Mirjam Magermans on 1 maart 2010 at 12:29pm

Bij ons ligt de salarisadministratie bij de financiele administratie.
Ik voorzie de salarisadminstrateur van de mutaties en hij klopt deze in. Wij hebben hier bewust voor gekozen omdat P&O en SA niet samen moeten gaan. Er moet wel goed en intensief overleg zijn.
Ik kan me voorstellen dat je collega in paniek raakt. Het is een vak apart, ook al zijn de meningen daarover verdeeld. Ik zou het zelf ook niet willen doen. Over het algemeen is een P&O-er niet ook salarisadministrateur. Ik heb nu bij 4 bedrijven gewerkt en bij de 3 bedrijven zat SA op de FA en bij 1 bedrijf zag SA op de afdeling P&O, maar het was wel een aparte functie.
Want wat doe je met loonaangiftes, etc. etc. Gaat P&O die ook doen? En de IC voor pensioenen etc.?
Succes!

Permalink Reactie geplaatst door Rinie Verscharen on 1 maart 2010 at 12:31pm

Dag Rosanne,

Bij ons zorg P&O voor de invoer van de mutaties in het systeem. Voor de verwerking hebben wij een extern bureau ingeschakeld. Als de uitdraai van het systeem komt, gaat dit naar de financiele afdeling. De administrateur controleert of alle door P&O aangegeven mutaties goed verwerkt zijn (en controleert ook of P&O geen fouten heeft gemaakt in de mutaties). Na afloop bespreken administrateur en P&O eventuele oneffenheden en die worden ter plekke of in de volgende salarismaand gecorrigeerd.
Voor uitbetaling is de administrateur verantwoordelijk die hiervoor wel een akkoord moet hebben van zijn leidinggevende, de controller.

Onze accountant heeft aangegeven dat op deze manier invoer en controle voldoende gescheiden zijn.

Groeten,
Rinie

Permalink Reactie geplaatst door Marco Voskamp on 1 maart 2010 at 12:38pm

Hoi Rosanne,
Waarschijnlijk dat ik te laat reageer op jouw vraag, omdat je vorige week de discussie bent ingegaan. Toch wil ik graag reageren op deze -bij veel bedrijven- terugkerend vraagstuk. Waar moet je de salarisadministratie onderbrengen? Bij FZ of PZ?
Ik kom in mijn praktijk beide tegen; ieder voordeel heeft zijn nadeel. Dat SA bij de FZ ligt heeft natuurlijk te maken met de financiële kanten van deze materie. Salarissen moeten betaald worden, en de aansluiting moet in de financiele boekhouding gemaakt worden. Voor veel P&O-ers is het 'loonjournaalpost' op zichzelf al een onbekend begrip. Ook is een bruto-netto loonberekening voor vele P&O-ers moeilijk vanwege het ontbreken van kennis op dit vlak.
Aan de andere kant is het zeer goed te begrijpen dat salaris gezien wordt als beloning, en dus als een belangrijk component binnen PZ. Bovendien moet je een organisatie ook kunnen adviseren over dit thema, en met voorstellen kunnen komen. Ik denk bijvoorbeeld aan het cafetaria-systeem. Daarnaast vraag ik me wel eens af hoe het zit met de privacy, maar dat terzijde.

Wat te denken van een oplossing, waarin je als PZ alle input kunt aanleveren in een PI-systeem waarin je zelf kunt bepalen wat de organisatie doet, en wat je door een derde laat doen? Wat als dit zelfde systeem ook de basis vormt voor de PZ-processen, zoals verzuim, opleiding en ontwikkeling etc.?

Dergelijke diensten wordt aangeboden door HRServicedesk.nl waarbij je zelf kan bepalen wat je elders wilt onderbrengen en wat je zelf kunt (bijvoorbeeld invoeren).

Succes!

Permalink Reactie geplaatst door Renée Aben on 1 maart 2010 at 12:42pm

Dag Rosanne,
Ik lees het ook in en eerdere reactie, misschien moet je even contact zoeken met de accountant die de controles verzorgt bij jullie. Ik weet dat zij hameren op gescheiden instroom van P&O en SA gegevens, juist om fraude te voorkomen. Wat als je alle processen opnieuw beschrijft en bij je volgende controle krijg je er problemen mee?
Succes, laat even weten hoe je besluit zal zijn?
groet Renée

Permalink Reactie geplaatst door Ad de Beer on 1 maart 2010 at 3:06pm

Ik ben een voorstander van het 4 ogen principe, degene die invoert is een ander dan degene die controleert.
Mutaties op HR, finance controleert.
De 35 jaar dat ik in het vak zit zie ik overigens deze discussie keer op keer terugkomen.

Permalink Reactie geplaatst door Léon Algra on 1 maart 2010 at 3:43pm

Waar je de Salarisadministratie onderbrengt is afhankelijk van hoe je HR processen eruit zien.
Maak wel een inhoudelijke keuze en zorg ervoor dat je hiervoor ook de juiste mensen op de juiste plek aan het werk hebt.

Bijlagen:

HR PROCESSEN.doc, 97 kB

Permalink Reactie geplaatst door Yukkie Kwok on 1 maart 2010 at 4:28pm

Hoi Rosanne,

Ik zie bij de meeste bedrijven juist dat de salarisadministratie onder de P&O afdeling valt, maar dat is echt niet zoals de Salarisadministrateur dacht dat elke administratieve kracht deze werkzaamheden kan oppakken. Je hebt niet voor niets basisopleidingen voor salarisadministratie. Ik vraag me verder af wat de Salarisadministrateur dan doet, als de uitvoering door iemand anders gedaan wordt. Want blijft de Salaris administrateur alleen nog controleren?! Voor een onderneming van 75 man denk ik namelijk dat het controleren van de salarisadministratie geen dagtaak aan heeft.

Ik denk dat de P&O medewerker best wel verder kan ontwikkelen op dat gebied, maar ze moet het zelf willen. En opleiding op dat gebied is hierbij een absolute must.

Succes!

Gr. Yukkie

Permalink Reactie geplaatst door Ruud van Gerrevink on 1 maart 2010 at 8:57pm

Ik sluit mij aan bij Lonneke haar reactie. De beste salarisadministrateur is een cijfervreter (nauwkeurigheid tot 4 cijfers achter de komma - dit is zonder overdrijving - is een functionele vereiste) terwijl het PenO werk - zeker als er gecommuniceerd moet worden - vooral werk is voor (minstens enigszins) empathisch aangelegde mensen. Empathische cijfervreters zijn de spreekwoordelijke spelden in een hooiberg.

Dus salarisadministratie altijd onderbrengen op de financiële afdeling, maar deze mensen functieinhoudelijk laten aansturen door de HR-Manager (De FM heeft toch de ballen verstand van loonadministratie en is allang blij dat jij dat wil doen). En aangezien klachten over de loonbetaling tot conflicten leiden, is de HR afdeling ook het meest gemotiveerd om de salarisadministratie optimaal te ondersteunen en aan te sturen. Voorkomen is immers beter dan genezen.

Permalink Reactie geplaatst door K. Schuurbiers on 2 maart 2010 at 3:10pm

Hallo Rosanne,

Zoals velen mij al zijn voorgegaan kan ik beamen dat Salarisadministratie niet zomaar een P&O aangelegenheid is. Daarnaast is Salarisadministratie niet zomaar alleen maar een Financiële aangelegenheid.

De laatste jaren heeft Salarisadministratie steeds meer een vlucht genomen om op eigen benen te staan. De salarisadministrateur is niet meer die boekhouder met tijd over om de salarisadministratie even te regelen.

Het is geen goede zaak, in mijn ogen om de salarisinvoerwerkzaamheden en daarnaast de berekeingen bij de P&O medewerkster neer te leggen.
De expertise van de salarisadministrateur blijft gewenst in dit geval. Alleen controle bij de Salarisadministrateur levert in dit geval teveel extra werk op wanneer de invoer niet de gewenste en correcte uitwerking heeft op salarisadministratief gebied.

Wel zijn de mutaties prima te verdelen in Salarisadministratief of Personeelsadministratief.
Denk aan, wijzigingen in NAW gegevens, verlengingen contracten, invoer nieuwe medewerkers voor de contractuele en NAW gegevens of de toewijzing aan een bepaalde formatieplaats bijvoorbeeld.Dit zijn al een paar voorbeelden van de Personeelsadministratieve kant van de invoer.

Gaan we kijken naar de Salarisadministratieve kant? Dan hebben we het over invoer van sofinummers, toepassing subsidieregelingen, Sociale verzekeringsgegevens, aanmeldingen pensioenfondsen, toepassing van de juiste premiegegevens voor dit pensioen, bepaling van de vorm van uitbetaling van de onkosten (bruto of netto).

Je ziet, een duidelijke verdeling is vrij goed te maken in de werkzaamheden.

Ik las verderop ook nog iemand die het had over voorstander te zijn van het vierogen principe. Een goed ding; zeker weten. Maar dan kun je de volgorde beter wijzigen. De Salarisadministrateur zorgt voor de verwerking, de Personeelsadministrateur kijkt, naast de Salarisadministrateur zelf, ook de stroken na. Voor haar zorgt dit voor een stuk herkenning van de aanpassingen die gedaan zijn in de Personeels- en Salarisadministratie.

Groeten,

Marco van Mil RPP
Salarisjobs Salarisverwerking BV