4 tips voor impactvolle 1op1 gesprekken tussen manager en medewerker

Ik heb managers gehad bij wie ik echt heb geworsteld. Van hen leerde ik vooral hoe je niet moet leidinggeven. Maar van een paar leidinggevenden heb ik hele waardevolle lessen geleerd hoe het wel moet. Een daarvan was Bert.

Van hem leerde ik de kunst van goede een-op-eengesprekken. In een van de eerste weken in zijn nieuwe functie als MD had hij zijn assistent voor het hele jaar een wekelijks een-op-eengesprek laten inboeken in mijn agenda. De eerste een-op-een diende zich aan. Ik ging bij hem op kantoor aan tafel zitten en dacht dat we gewoon even zouden bijpraten. Maar hij dook er gretig in en vroeg: ‘Ok, wat heb jij op je lijst staan?’

Mijn lijst?! Ik had geen lijst. Ik vroeg hem naar zijn lijst om een beeld te krijgen wat hij bedoelde.

Zijn lijst was geschreven in verschillende kleuren inkt en potlood. Het was duidelijk dat hij die lijst de hele week bij zich had gehouden en er steeds dingen aan toe had gevoegd. Hij had belangrijke [maar minder urgente] onderwerpen en zaken waar we een besluit over moesten nemen op die lijst gezet.

Daarmee had hij ons beiden in de week een hoop onderbrekingen bespaard. Want in plaats van elkaar heel vaak even kort te spreken via mail, telefoon of face-to-face, hadden we nu tijd om alles goed en doordacht door te spreken.

Vanaf dat moment heb ik dat proces ook toegepast bij mijn eigen teamleden. Het zorgde ervoor dat er gedurende de week veel minder onnodige onderbrekingen waren. Maar, nog veel belangrijker, het zorgde voor kwaliteitstijd en voor goede, gefocuste een-op-eengesprekken.

Ik spreek vaak leidinggevenden die geen regelmatige een-op-eengesprekken hebben met hun direct reports. Of ze plannen ze wel in maar ervaren zo’n gesprek doorgaans als tijdsverspilling en annuleren ze vaak.

Overdenk het niet te veel maar start gewoon met het houden van wekelijkse een-op-eengesprekken. Gebruik deze 4 tips om die gesprekken meer impact en waarde te geven.

 
1. Zorg voor een tweerichtingagenda

Door Bert leerde ik de kracht van een tweerichting een-op-eenagenda. Ga het gesprek in met een agenda en vraag aan je medewerker hetzelfde te doen. Ontwikkel een gewoonte om gedurende de week een lijst te vormen. Zowel als manager en als medewerker hield ik vanaf dat moment wekelijks een groeiende lijst bij. Een voor elk teamlid dat rechtstreeks aan mij rapporteerde en een voor mijn manager. Een lijst met de belangrijke, minder urgente, zaken die we moesten bespreken.

 
2. Leg nadruk op het belangrijkste

Een van de dingen die ik als manager deed, en nu nog steeds doe, is het bepalen van het belangrijkste ding dat ik op een dag, in de week en in het kwartaal kan doen dat het meeste bijdraagt aan het doel dat ik wil bereiken. Een echt goed een-op-eengesprek heeft een duidelijke link naar dat belangrijkste ding.
 
Als je merkt dat je een-op-eengesprekken steeds gaan over dingen die niets te maken hebben met de zaken die echt belangrijk zijn, neem dan de prioriteiten van jezelf en die van je medewerker eens onder de loep.

3. Geef waardering voor iets wat goed gaat

Waardering die je geeft voor zaken die je tussendoor opmerkt heeft vaak de meeste impact. Als leidinggevende zijn we soms te veel bezig met dingen die niet goed gaan waardoor we ongemerkt te weinig aandacht hebben voor de dingen die wél goed gaan. Train jezelf om die zaken ook te zien.

Als je je voorbereidt op je een-op-eengesprek en je kunt niets bedenken dat goed ging, dan kun je deze vraag gebruiken: Waar ben je het meest trots op deze week?
 
4. Stel goede vragen

Goede 1op1 meetings zijn gesprekkenKom voorbereid met een aantal goede vragen. Gebruik die als basis voor het gesprek en bouw dan verder:

  • Wat was het belangrijkste dat je hebt bereikt afgelopen week? En waarom was het belangrijk?
  • Wat is het belangrijkst voor deze week?
  • Waar loop je tegenaan/waar zit je vast?
  • Wie kunnen we erbij betrekken om te helpen?
  • Wat heb je van mij nodig?

Vond je dit interessant en wil je meer handige tips en inzichten voor leidinggevenden? Kijk dan hier of vraag gratis het e-rapport 5 onmisbare prioriteiten voor succesvol en inspirerend leidinggeven aan. 

Aantal keer bekeken: 344

Laat een reactie achter

Je moet lid zijn van HRbase - grootste HR netwerk van Nederland om reacties te kunnen toevoegen!

Word lid van HRbase - grootste HR netwerk van Nederland