Getting Things Done (GTD), een leeg hoofd is niet effectief!

De een is Getting Things Done (GTD) adept, de ander zweert bij timemanagement-evergreens. De een wil efficiënt werken, de ander wil effectief werken. Hoe zit het nou allemaal?

Effectief of efficiënt werken?

Er is een evident verschil. Effectiviteit impliceert doelmatigheid. Met zo min mogelijk inspanning en dus met zo min mogelijk gebruik van tijd, inzet en middelen een zo groot mogelijk gewenst effect in de richting van de doelstelling bereiken.

Over efficiënt wordt gesproken wanneer een proces goed verloopt. Efficiënt gaat over processen. Effectief gaat over doelmatigheid. Om een voorbeeld te geven: het is efficiënt om een vervelende boodschap per e-mail te versturen. Een druk op de knop en klaar ben je. Het is daarmee niet effectief. Even bij iemand langslopen om vis à vis met de juiste aandacht een vervelende boodschap te bespreken is niet efficiënt maar wel effectief.

Het meest optimaal is om effectief en efficiënt met elkaar te combineren. Maar dat is niet altijd mogelijk, blijkens voornoemd voorbeeld. Voorwaarde om een afweging tussen efficiënt of effectief te kunnen maken is een hoge mate van zelfbewustzijn en het in een split second kunnen toetsen aan je verantwoordelijkheden en de doelen die je wilt bereiken. Dat is je koers. Anders geformuleerd: je kunt dus heel efficiënt jezelf bezig houden met domme dingen (“Things” zo je wilt).

Timemanagement en Getting Things Done (GTD)

Er duiken filmpjes op waarbij mensen beweren dat heel hun leven is veranderd dankzij Getting Things Done (GTD). Nou moet ik er wel bij vertellen dat een groot deel van deze filmpjes vooral op Youtube geplaatste Amerikaanse huisvlijt is.
Maar stel je eens voor: je gaat naar een eendaagse cursus Getting Things Done (GTD) en sindsdien is heel je leven veranderd. Je hebt het licht gezien en dagelijks dreun je de liturgie van David Allen op. Met ‘lotgenoten’, die ooit een cursus Getting Things Done (GTD) hebben gevolgd, deel je het bijna onuitsprekelijke mystieke wezen achter de begrippen ‘next action’ of ‘stuff’.
De wereld rond Getting Things Done (GTD) kent zelfs fundamentalisme: Getting Things Done (GTD) duldt geen afgoden en zal boven alles aanbeden en bemind moeten worden! Getting Things Done (GTD) is, zo vindt de schare trouwe volgelingen, namelijk geen timemanagement. Nee, Getting Things Done (GTD) is verlicht als een lege inbox… Een gelukzalige belevenis die je alleen maar kunt ervaren met een leeg hoofd.

Dit soort devote en kritiekloze idolisering is een herhalend patroon. Eerder was daar ook sprake van bij de The seven habits of highly effective people van Stephen Covey. Dit trekt echter wat mij betreft de aanpak van Covey noch Allen in twijfel. Het zegt vooral veel over het volgzame karakter van hun ‘kudde’. Maar laat het aanstekelijke enthousiasme van een grote schare ‘lotgenoten’ geen reden zijn voor het matigen van een kritische opstelling zoals je die in de basis wél hoort te hebben.

Nu ben ik van mening dat Getting Things Done (GTD) een aantal heel sterke en toepasbare elementen kent. Inderdaad is het een manier om gefocust te kunnen werken aan acties. In onze training worden dan ook de beste eigenschappen van Getting Things Done (GTD) toegepast! Het is echter geen volwaardige manier die mensen effectiever maakt. Het voert mijns insziens veel te ver om, als ware je een bekeerling, Getting Things Done (GTD) te gaan evangeliseren. Getting Things Done (GTD) is vooral een methode die gericht is op efficiënt werken. Sneller meer taken kunnen uitvoeren is mooi meegenomen maar maakt mensen en organisaties niet effectiever. Het is te vaak een vorm van symptoombestrijding.
De oorzaak daarvan is naar mijn mening gelegen in het feit dat Getting Things Done (GTD) uitgaat van de premisse dat cursisten (en organisaties) goed in staat zijn hun doelstellingen te formuleren en als uitgangspunt te nemen. Mijn ervaring is daarentegen dat dit voor cursisten juist een erg moeilijk opgave is. Het ontwikkelen van een koers is echter wel dé voorwaarde om effectief te kunnen zijn.

Is daarmee Getting Things Done (GTD) een slechte methode? Nee! Zoals eerder gezegd: elementen uit Getting Things Done (GTD) gebruik ik in onze trainingen ook. Maar ik wil cursisten vooral efficiënt én effectief maken. Dat reikt verder dan nog sneller acties afronden. Om terug te komen op dat lege Getting-Things-Done-hoofd: het kan geen kwaad dat mensen goed nadenken voordat ze als een bezetene next action na next action uitvoeren. Laat ze vooral hun doelstellingen continu on top of mind hebben. Het hoofd hoeft wat mij betreft niet helemaal leeg te zijn. Laat het vooral regelmatig vollopen met een helder en specifiek beeld van de gewenste eindresultaten of de uiteindelijke situatie waarin men zich wil bevinden.

Symptoombestrijding helpt niet

Vier op de vijf managers maakt zich zorgen over werkgerelateerde stress. Jacques van der Klink, hoogleraar gezondheidswetenschappen te Groningen, constateert dat er vooral aan symptoombestrijding wordt gedaan. Een veel voorkomende oorzaak is naar mijn mening dat men geen heldere doelen stelt. In de basis is men daardoor al voor een groot deel stuurloos. Daar zal dus meer aandacht aan moeten worden besteed. Snel veel acties uitvoeren op de Getting Things Done (GTD) manier lost het probleem niet op wanneer deze acties niet bijdragen aan wezenlijke doelen. We zijn dan alleen maar kostbare tijd en energie op een efficiënte manier aan het verspillen. Laat mensen vooral nadenken en hun hoofd regelmatig vullen met ware en heldere doelstellingen!

Next action

Mocht je toch de verleiding niet kunnen weerstaan om het idioom van David Allen te bezigen dan heb ik het volgende advies voor je: Neem de tijd en rust om na te denken over je doelen en leg ze vast. Dat zijn goede next actions!