Het Nieuwe Werken, velen van ons zijn er nog niet klaar voor!

We doen wel ons best maar we doen niet wat nodig is

Trainingsbureau BasHoorn.nl heeft in de maanden mei, juni en juli een werkdrukonderzoek uitgevoerd onder 385 respondenten. Een van de bevindingen is dat we veel en ineffectief vergaderen en tegelijkertijd moeite hebben om ons werk moeiteloos af te ronden.

De bevindingen van Hoorn laten zien dat er slecht wordt vergaderd én dat een derde van de mensen een overtuigende onvoldoende scoort als het op het managen van eigen taken aankomt. Dit zijn omstandigheden die sowieso niet bijdragen tot succesvolle projecten en moeten volgens Hoorn in de basis worden verbeterd.


Taakmanagement

Wanneer het bijvoorbeeld aankomt op taakmanagement constateert Hoorn het volgende:
We leggen te bereiken doelen niet goed vast. Dat is niet handig! Door doelen vast te leggen wordt men gedwongen na te denken over het te bereiken concrete resultaat en kan men makkelijker delegeren. Bovendien is de relatie tussen de te verrichten taken en het te bereiken doel makkelijker te leggen, te begrijpen en aan te voelen.We delen taken niet op in behapbare en overzichtelijke acties. Door taken op te delen in behapbare acties. Denk aan acties van 15, 30 of 45 minuten wordt vooruitgang voel- en meetbaar. Bovendien wordt de afstand tot voornoemde doelen ook inzichtelijk. Men weet waar men staat en welke vooruitgang men boekt. En overzichtelijke acties zijn makkelijker te delegeren en te managen. Dat is niet alleen handig voor individuen, ook teams en complete organisaties worden daardoor productiever.

In percentages uitgedrukt constateert Hoorn dat:
- 25% van de ondervraagden voldoende tot goed scoort als het aankomt op het managen van de eigen taken
- 33,5 % van de respondenten scoort een fikse onvoldoende
- 41,6 % van de respondenten scoort voldoende noch onvoldoende
- 19,9 % van de respondenten scoort voldoende
- 5,0 % van de respondenten scoort goed


We vergaderen niet effectief genoeg

Ook onze vergadercultuur kan veel effectiever worden gemaakt: We bereiden ons voor op vergaderingen en we vinden dat we relevante informatie goed delen. Maar wat is de kwaliteit van die informatie? Wanneer Hoorn kijkt naar hoe wij ons taakmanagement organiseren en vastleggen is er ruimte voor verbetering! Er is nog teveel sprake van trash in - trash out.
Ook blijkt dat we graag op tijd komen op een vergadering. Dat is lovenswaardig zou je denken! Maar wat is op tijd? Moeten alle deelgenoten bij het begin aanwezig zijn? Nee, dat hoeft niet! Als je weet hoe de vergadering is opgebouwd kan men aanschuiven op het moment dat het nodig is. Uit ons werkdrukonderzoek blijkt dat veel mensen niet weten hoe een vergadering is opgebouwd. Het leiden van een vergadering volgens een strakke agenda zal de effectiviteit van een vergadering verbeteren. Het is een gemiste kans wanneer hier niets mee wordt gedaan.Daarnaast blijkt dat we geen held zijn op het gebied van effectief interrumperen. Sterker nog: we zijn er heel slecht in! Hierdoor lopen vergaderingen uit. Duidelijke spelregels invoeren doet wonderen. Communiceer ook dat deze spelregels in het belang zijn van alle aanwezigen!Wanneer Hoorn interrumperen in cijfers uitdrukt komt hij tot de volgende verdeling:

- 25,4 % van de respondenten scoort een dikke onvoldoende
- 28,3 % scoort voldoende noch onvoldoende
- 27,2 % scoort voldoende
- 19,1% scoort goed


Is er sprake van causaliteit?

Dat is niet gebleken uit Hoorns onderzoek. Een speculatieve uitspraak waar Hoorn zich wel aan durft te wagen is dat heldere en concrete informatie rondom doelstellingen, taken en acties beter uitwisselbaar is, ook tijdens vergaderingen! Willen we meer tijd winnen en meer projecten succesvol afronden dan is het dus naast het verbeteren van onze vergadergewoontes ook belangrijk dat we informatie rond taken tastbaar, inzichtelijk en deelbaar maken.

Bas Hoorn is directeur van trainingsbureau BasHoorn.nl. Samen met zijn medewerkers verzorgt hij trainingen en adviseert hij organisaties op het gebied van Het Nieuwe Werken, stressreductie en persoonlijke effectiviteit en
productiviteit. Zijn bureau is gevestigd in Nederland en België.

Klik hier voor meer online informatie over Bas Hoorn en timemanagem...
tel. +31 (0)85 - 002 02 02