Onderzoek Performance Management Systemen

Eind 2008 is in opdracht van Daywize een onderzoek verricht naar 'het beste web-based Performance Management systeem' .

Doel: een flexibel Performance Management systeem dat geschikt is om 90% van alle middelgrote tot grote organisaties in Nederland te ondersteunen bij de jaarlijkse cyclus op het gebied van functioneren en beoordelen.

De onderzoekers van Workwide die de pakketselectie uitvoerde bekeken demo's en specificaties van meer dan 20 systemen. In dit artikel worden de highlights weergegeven:

Opvallende zaken
- veel leveranciers werken met 'complete pakketten'. Je kiest in dit geval een 'totaal oplossing' met o.a. een personeelinformatiesysteem, recruitmentmodule, verlofmodule enzovoorts. Nadeel is dat niet altijd alle onderdelen voldoende aansluiten op de behoeften van de organisatie.

- veel leveranciers werken met koppelverkoop. Je hebt een basismodule nodig waar je het Performance Management systeem aan kunt koppelen.

- Aan Performance Management systemen worden verschillende invullingen gegeven.Zo bieden SAP en Oracle uitgebreide tools waarmee de organisatie haar missie, visie en strategie formuleert, resultaten kan monitoren en met een druk op de knop de meest uitgebreide (financiële) dashboards en grafieken maakt. Zo bieden leveranciers als E-Progress en Itensis meer een tool op operationeel en tactisch niveau waarmee de beoordelingscyclus kan worden uitgevoerd en de mogelijkheid wordt geboden hier management informatie uit te halen.

- Vrijwel alle leveranciers bieden een web-based Performance Management tool aan. Dit houdt in dat de gebruiker geen software op de computer hoeft te installeren en de tool draait op een externe server. Via het internet is de tool beschikbaar en kan de gebruiker middels de inloggegevens toegang krijgen tot de tool.
Een ander voordeel van een dergelijk systeem is dat het systeem onderhoudsvriendelijk is, er geen zware programma's op de (interne) servers en computers komen te staan en dat de investering relatief 'laag' te noemen is.

Shortlist

De basisvoorwaarden waaraan de leverancier moest voldoen om op de shortlist te komen waren:
* Systeem is Web-based
* Systeem is los aan te schaffen (geen koppelverkoop/ complete pakketten)

In totaal bleven er 8 leveranciers over:
Atras, E-Progress, Itensis, PI-Company, Conclusion, Stepstone, Online Talent Manager.

Eisen
De acht leveranciers werden onderworpen aan 130 functionaliteit eisen, de prijsstructuur en overeenkomsten met de kernwaarden van Daywize.

Functionaliteiten
De systemen van de acht leveranciers werden beoordeeld op 130 functionaliteit eisen.
Omdat de functionaliteit eisen primair bedoeld zijn om mogelijkheden en onmogelijkheden aan het licht te brengen hebben alle 130 eisen een even zware weging gekregen.
De 3 systemen die de meeste functionaliteiten afdekte waren:

1.Stepstone 98%
2. Atras 95%
3. E-Progress 90%

Prijsstructuur

Binnen de prijsstructuur werd gekeken naar de vaste prijs per jaar en de eenmalige kosten voor de implementatie. Bovenstaande werd omgerekend naar een prijs per user per jaar (uitgaande van 5 jaar).
De laagste prijzen:
1. Atras (40 euro per user)*
2. Stepstone (45 euro per user)*
3. E-Progress (49 euro per user)*

* Prijzen zijn gebaseerd op staffels en aantal users. Aan bovenstaande prijzen kunnen geen rechten worden ontleend.

Overeenkomsten kernwaarden Daywize
Behalve het voldoen aan de gestelde functionaliteit eisen en het hebben van een juiste prijs is het niet onbelangrijk dat de leverancier ook past bij de organisatie.

Het is bij een samenwerkingsrelatie belangrijk dat beide partijen een goed gevoel bij elkaar hebben en er in enige mate overeenkomsten tussen beide organisaties zijn in de wijze waarop ze tegen HR aankijken.
Om deze reden is in samenspraak met de opdrachtgever besloten om met behulp van de vijf kernwaarden van Daywize (vrijheid, enthousiasme, innovativiteit, pragmatisch, betrouwbaar) te bekijken in hoeverre de leverancier hieraan voldeed. Elke kernwaarden werd verder uitgewerkt met voorbeelden/ kenmerken.

Hieruit ontstond onderstaande top 3:

1. Attras (80%)
2. E-Progress (72%)
3. Online Talentmanager (64%)

Advies
Als er een vergelijking wordt gemaakt van leveranciers die goed uit de bus komen dan vallen Atras, E-Progress en Stepstone op.

Zo komt Atras op twee van de drie punten als beste uit de bus: de leverancier sluit als tweede beste aan op de functionaliteit eisen,
heeft de laagste prijs en sluit het beste aan op de kernwaarden van Daywize.

Behalve Atras komt E-Progress ook goed uit de bus. Deze leverancier heeft een lage prijs en sluit met 72% als tweede beste aan op de kernwaarden van Daywize. Met betrekking tot de functionaliteiten ligt E-Progress met 90% iets achter Stepstone en Atras. Hier moet bij gezegd worden dat het systeem van E-Progress volop in ontwikkeling is en er in mei 2009 een nieuwe release komt waardoor het systeem bijna 100% aansluiting krijgt op de functionaliteit eisen van Daywize.

Een derde leverancier die behalve Atras en E-Progress opvalt is Stepstone. Deze leverancier heeft een lage prijs en sluit als beste aan op de functionaliteit eisen. Echter heeft Stepstone met 48% weinig aansluiting op de kernwaarden van Daywize.

Conclusie:
Het systeem van E-progress mag zich volgens de onderzoekers van Workwide het beste web-based Performance Management systeem van het moment noemen.
Reden is de combinatie: prijs, functionaliteit eisen en aansluiting op de kernwaarden van Daywize. Daarnaast is het systeem flexibel in te richten, 'leek proof' en vinden er regelmatig nieuwe en innovatieve aanpassingen plaats.

Wilt u het volledige onderzoek inzien of meer informatie naar aanleiding van dit onderzoek?
Neemt u dan contact op met: jeroen.van.der.sloot@daywize.nl / 06-243 619 89