Soms heb je op de meest rare plekken de bijzonderste gesprekken. Zo reageerde ik recentelijk op een voor mij onbekende mijnheer die een hele diep zucht slaakte op de groente-afdeling van een supermarkt. De uitspraak dat een zucht uit iemands tenen kan komen, was voor hem echt van toepassing. Mijn vraag of het kiezen van de groente zo ingewikkeld was, gaf hem de ruimte om aan te geven dat het meer ging om zijn ervaren werkdruk. Hij was op zoek naar een gemakkelijke maaltijd, omdat hij na een hele dag hard werken die avond ook nog eens een paar uur zijn mail moest wegwerken. Hij voelde de druk om bij te blijven in zijn mail als een loden last op zijn schouders drukken. En ervoer daarbij een dusdanig ongemak dat hij twijfels had over zijn baan, zijn functioneren en het plezier in het leven in het algemeen.

Mijn nieuwsgierigheid heb ik slecht onder controle (voor mezelf leg ik het altijd uit als interesse in anderen, maar het effect is hetzelfde). Ik vroeg hem dan ook of iemand hem de opdracht gaf om zijn mail bij te werken of dat het een impliciete verwachting is. Bij hem in de organisatie was het een vastgestelde regel dat de verzender van de mail binnen een werkdag een reactie kreeg. Op zich klantgericht, maar in mijn ogen wel bijzondere eis. Als je namelijk, zoals deze man, veel externe en interne overleggen hebt waardoor er weinig tijd overdag overblijft om dan je mail te doen, dan dwing je mensen om structureel eigen tijd in te leveren. Thuiswerken kan voordelen hebben omdat je dan in alle rust stukken kunt uitwerken, je flexibeler bent in het combineren van andere (privé) afspraken, maar het wordt redelijk dwangmatig als daardoor de onmogelijkheid ontstaat om afstand te nemen van je werk.

De rust van een overvolle mailbox
Ik heb ooit een directeur gehad die zijn mailbox graag liep oplopen. Hij gaf daarbij aan dat de meeste problemen daardoor vanzelf waren opgelost, medewerkers bij hem kwamen voor de echt belangrijke zaken en dat een overvolle mailbox veel meer rust gaf dat een bijna lege mailbox. Een lege mailbox wil je leeg houden; in een mailbox met 500 of meer ongelezen mailtjes valt het volgende mailtje niet meer op en vraagt niet meer aandacht dan de andere mailtjes die al rustig staan te wachten.
De directeur kreeg wel veel appjes waarbij zijn medewerkers aangaven dat zij een mailtje hadden gestuurd, waar hij echt naar moest kijken of moest hij genomen beslissingen terugdraaien. Ook dat kost onnodig veel tijd. Ik heb meer dan eens met hem de discussie gevoerd of het nu echt efficiënter was.

Wegwerken van de vakantie-achterstand
De man op de groente-afdeling gaf ook aan dat hij erg opzag tegen het terugkomen na de vakantie. Dan moest hij helemaal veel eigen tijd stoppen in het bijwerken van zijn mailbox. Ik deelde met hem de out-of-office reply die ik ooit had ontvangen, waarin de afzender werd bedankt voor de mail en werd verzocht om hem op de eerste werkdag na de vakantie van de ontvanger opnieuw te sturen als hij van mening was dat het dan nog urgent was. De eerste taak die de ontvanger na zijn vakantie namelijk deed was zijn hele mailbox weggooien, omdat hij er vanuit ging dat het toch al was opgelost of achterhaalde informatie was. Hierdoor was hij in staat om de opgedane ontspanning na zijn vakantie nog even vast te houden. Ik vond het zelf een briljante manier van reageren en had er ook alle begrip voor, juist omdat hij uitlegde waarom hij het deed. De mensen met wie ik het sindsdien besprak, deelden allemaal mijn mening. En nee, ik heb (tot nu toe) niet dit antwoord overgenomen, maar heb hem wel bewaard zodat ik wel deze keuze heb.

De man van de groente-afdeling gaf aan dat hij in de vakantie ging nadenken of hij niet een andere baan ging zoeken, waarbij er minder druk op het afhandelen van de mail stond. Hij snapte best dat als je er overdag voor had gekozen om aandacht te besteden aan je gezin, omdat het lekker weer was en het zo leuk is om naar de speeltuin te gaan dat je dan ’s avonds je mail weg werkt. Maar niet wanneer je al ruim 9 uur intensief had gewerkt. Voor hem werd het teveel. Een uurtje of zo, was voor hem nog wel acceptabel. Maar hij verwachtte ook vanavond weer tenminste 3 uur bezig te zijn.

Standaard antwoord
Ik vroeg hem wat er zou gebeuren, als hij al zijn mailtjes zou beantwoorden met een standaardmail dat hij de mail had ontvangen en dat hij in de komende 2 weken een uitgebreider antwoord zou geven. Dan had hij meer tijd om keuzes te maken. Zijn inschatting was dat hij met een kwartiertje klaar zou zijn. Dan had hij dus nog drie kwartier over om de meest belangrijke zaken daadwerkelijk nog op te pakken. Hij wist namelijk wel al welke mailtjes hij niet kon laten wachten.

Hij gaf aan blij te zijn met het gesprek en wist inmiddels ook al wat hij wilde eten. Onderweg naar huis dacht ik na over ons gesprek. Ik had een zeer betrokken medewerker ontmoet, die door gebrek aan regelruimte serieus overwoog om een andere baan te gaan zoeken. Zijn manager is waarschijnlijk zich niet bewust wat hij met zijn wens voor druk neerlegt. En zijn medewerker voelt niet de ruimte om het gesprek hierover aan te gaan. Ik durf de weddenschap wel aan dat de manager in kwestie zeer verbaasd is als de medewerker daadwerkelijk opstapt. En helaas denk ik ook dat hij niet daarbij kritisch naar zichzelf kijkt hoe hij dit had kunnen voorkomen.

Het managen van verwachtingen door duidelijkheid
Bij de vrijheid om je werktijden te regelen hoort ook het gesprek hoe we omgaan met expliciete en impliciete verwachtingen. In dit geval was het een uitgesproken wens van het management dat mail binnen 24 uur was beantwoord. Vaker zijn deze afspraken helemaal niet zo helder uitgesproken en gaan medewerkers zelf een interpretatie doen van regels binnen een organisatie. Voor het managen van je eigen agenda en daarmee je werkgeluk is het expliciet maken van onderlinge verwachtingen een eerste noodzaak.

Aantal keer bekeken: 96

Laat een reactie achter

Je moet lid zijn van HRbase - grootste HR netwerk van Nederland om reacties te kunnen toevoegen!

Word lid van HRbase - grootste HR netwerk van Nederland