Heilige graal voor een succesvolle HR IT implementatie nog stééds niet gevonden?


Wéér een artikel over change management bij een HR IT implementatie? Ja! Maar dit is geen pleidooi over het waarom of voor meer change management. Het is een pleidooi voor beter change management. Het is gelukkig al lang geen ondergeschoven kindje meer. Toch kunnen we er nog veel meer uithalen dan we momenteel doen. Blijven doen dus, maar wel beter. In dit artikel daarom 6 (begrijpelijk) veel voorkomende valkuilen en tips om er niet in te trappen.

1. Voorkom een explosie en zorg voor verbinding

Te midden van drukte en deadlines richting de go live is het verleidelijk om met het projectteam steeds meer in je eigen cocon te kruipen. Dit kan leiden tot wat wij ‘het lolsmurf effect’ noemen; het projectteam denkt dat het een mooi systeem levert, maar het ontploft in de handen van de gebruiker. Het meenemen van je mensen bepaalt voor een groot deel het succes van het project. Zorg er dus voor dat je de link tussen mens en systeem legt en behoudt en altijd vanuit de ogen van de medewerker naar het project blijft kijken. Toets in tussenfasen hoe het nieuwe product overkomt op de eindgebruikers.


2. Don’t be a poster child… be an ambassador!

Het belang van ambassadeurschap door het management wordt al lang niet meer onderschat. De invulling van de rol is echter cruciaal voor het succes van het project. Een échte ambassadeur is meer dan een ‘poster child’ die af en toe een praatje komt houden. Het vergt voorbeeldgedrag, eigenaarschap en betrokkenheid gedurende het gehele en zelfs na het project. Alleen dan draagt ambassadeurschap echt bij aan draagkracht in de organisatie. Kijk niet alleen naar formele beïnvloeders, maar zet mensen in die informele zeggenschap hebben en die misschien veel meer een vinger in de pap hebben dan die ene ‘hoge’ manager.

3. “We hebben een clubje opgericht…”

De rol van change management varieert gedurende het traject en bestaat uit een continu samenspel van focus op de veranderingsbereidheid van de organisatie, het transformeren van de organisatie, het creëren van een gedragen visie en het veranderbekwaam maken van individuen. Beschouw het change team dus niet als een vaste club, maar kijk per fase wat er nodig is qua tijd, kennis, expertise en grootte van het team. Daarnaast is het moment van betrokkenheid ook belangrijk: het belang van change management start al voordat het project daadwerkelijk begint en eindigt pas lang nadat het systeem live is.

4. Alleen ga je sneller, samen kom je verder

De organisatie klaarmaken voor en meenemen in de verandering is een complexe taak die niet door het change team alleen uitgevoerd kan worden. Zij kunnen de juiste tools en interventies opzetten, maar voor een goede invulling hebben ze tijd, inzet en denkkracht uit de organisatie en het projectteam nodig. Verwacht dus niet dat het change team geïsoleerd aan de slag gaat en de klus wel klaart. Wees bereid om ook andere resources hiervoor vrij te spelen.

5. Begin klein en experimenteer

De tijd van de traditionele ‘waterval’ aanpak is voorbij. Ontwikkelingen in IT volgen elkaar razendsnel op en de complexiteit neemt toe. Om de juiste keuzes te maken, is het belangrijk om snel en wendbaar te zijn. Begin daarom met een quickscan waarin je de kansen en uitdagingen identificeert en zet kleine pilots op waarin je je medewerkers betrekt in het testen van verschillende oplossingsrichtingen. Zo voorkom je een grote investering in een oplossing die al verouderd is voor hij wordt uitgerold en creëer je betrokkenheid bij de medewerkers al in een vroeg stadium.

6. IT = EX

Wat het leiderschap motiveert (minder FTE! kostenbesparing!) is vaak iets heel anders dan wat medewerkers motiveert (makkelijker kunnen werken, de klant beter kunnen helpen, loopbaanperspectief). Maak een transformatie-verhaal voor hoofd en hart en zorg ervoor dat dit consequent terugkomt in de communicatie.


De meeste projectleiders weten dat aandacht voor de menselijke kant van een verandering belangrijk is voor succes. Toch blijft change management vaak een lastig en ‘wollig’ onderwerp. Bovenstaande tips concretiseren hoe change management succesvol bij kan dragen aan het succes van jouw project.


Benieuwd hoe je elke tip praktisch vorm geeft in je project? Neem dan contact op met Floor van Beek: f.van.beek@kirkmancompany.com

 

Auteurs: Rachelle Meijers                       Floor van Beek 



Floor van Beek en Rachelle Meijers zijn werkzaam voor de HR & Employee Experience practice van Kirkman Company. Samen met jou realiseren we een kleine en krachtige HR functie, een voor jou unieke medewerkersbeleving als onderscheidend vermogen en vergroten we de wendbaarheid van jouw organisatie.

Aantal keer bekeken: 52

Bijlagen:

Plaats een reactie