Veel mensen laten zich leven door hun inbox. Wat ertegen te doen?


Ik ben een leuke lijst met tips van Leo Babauta tegengekomen om e-mail te lijf te gaan. Ik heb het voor jullie vertaald, op een aantal punten aangepast, voorzien van voorbeelden uit mijn dagelijkse praktijk en nog wat extra tips toegevoegd zodat het voor jullie meteen toepasbaar is.

Onmiddellijk na het lezen van deze tips kun je er zelf of samen met collega's meteen mee aan de slag. Het zal je dus meteen op weg helpen! Zoals jullie zullen lezen gaat het niet zozeer om een GTD, TMI Time Manager, Hoofdstukken of de Complete Self methode. We hebben het hier over universele tips die ook te koppelen zijn aan voornoemde zelfmanagement methodes.

Ik ga uit van een aanpak die op twee pijlers rust: 1.) Eerst gaan we snoeien in onnodig e-mailverkeer, 2.) vervolgens kijken we naar een slimmere manier van e-mail verwerken.

A. Cut the crap!

1. Last van spam en junkmail? Investeer in een grandioos goed spamfilter of gebruik Gmail!

De grootste ellende als we het hebben over e-mail blijft spam en junkmail. Ik gebruik nu Gmail. En Gmail is goed! Is het waterdicht? Nee, maar het is wel goed! Ik heb mijn Nederlandse domeinnaam gekoppeld aan mijn Gmail account en ik krijg nooit meer spam. Een traditionele hostingprovider haalt het er niet bij. Hotmail. Live en Yahoo doen het redelijk maar zijn bij lange na niet zo goed in het weren van rommel als Gmail! Ben je gebonden aan Outlook, Mail (Apple), Entourage (Apple) of Lotus Notes: investeer in een spamfilter. Bezuinigen op spamfilters is werkelijk penny wise, pound foolish! Tijd besteden aan het filteren van spam is namelijk het domste wat je kunt doen!

2. Notificaties en bevestigingen van services. Maak rules of filters!

Er zijn online diensten die notificaties sturen. Die zijn niet bedoeld om op te reageren, het zijn berichten ter kennisgeving. Denk aan bijvoorbeeld zogenaamde ping meldingen van een weblog, notificaties dat mensen mij via Twitter volgen of ontvolgen of meldingen van Blip.

Als je deze informatie niet leest ga je er geen nadeel van ondervinden. Waarom zou je het dus lezen? Je hebt het alleen maar nodig als een keer iets misgaat en je wil nalezen wat er aan de hand was. Dit soort berichten moeten meteen de inbox uit en worden gearchiveerd. In mijn geval geldt dit ook voor e-nieuwsbrieven: die lees ik alleen maar als ik tijd over heb en er echt iets in vermeld wordt wat de moeite waard is. Dat is dus zelden het geval!

Gebruik rules of filters die ervoor zorgen dat het bericht wordt gemarkeerd als ‘gelezen’ en het meteen in een aparte map wordt geplaatst! Denk bijvoorbeeld aan een map met de naam Twitter, Blip, Managers Online of welke naam dan ook voor jou handig en van toepassing is.

3. Batch de zogenaamde snelle mailtjes

Je kent ze wel: mailtjes over bepaalde onderwerpen of van afzenders die niet meer dan een reactie van een of twee regels vragen. Deze mail parkeer je – ook weer met een rule of filter - in een map met de naam Batch. Om een voorbeeld te geven: mijn commerciële man in België houdt mij altijd goed op de hoogte van ontwikkelingen en vraagt of we er op moeten inspringen. Omdat korte antwoorden volstaan batch ik altijd mijn berichten aan hem. We kennen elkaar zo goed dat e-mails niet hoeven te worden voorzien van een 'rozenperkje in de voortuin': korte zinnen, that's it. Batches knal ik er heel snel doorheen. Zorg er wel voor dat je ieder bericht apart beantwoord. Dan heb je per reactie een eigen subject wat archiveren voor jou en de geadresseerde makkelijk en overzichtelijk houdt.

4. Zogenaamd grappige mailtjes

Familie, vrienden, collega’s en zakenrelaties die jou grappige mailtjes sturen moet je een e-mail sturen waarin je hen verzoekt om dit in het vervolg niet meer te doen. Geef op een vriendelijke maar ook duidelijke manier aan dat je het op prijs stelt dat ze aan je denken maar ook dat je dagelijks veel e-mail te verwerken hebt en je dergelijke e-mails om die reden liever niet ontvangt.

Als men hieraan geen gehoor geeft kun je gerust een rule of filter maken waarmee hun e-mails in het vervolg meteen worden weggegooid. Mocht het sporadisch een belangrijke e-mail betreffen dan zal de betreffende afzender contact met je opnemen als jouw reactie uitblijft.

5. Voer de regie over allerlei verzoeken via je site

Een website is een grote bron van inkomende e-mail. Mensen willen commentaar geven op jouw publicaties, hebben vragen of willen dat je een link van ze plaatst. Al dit soort zaken kun je voor zijn door goed te communiceren hoe je ermee omgaat. Wanneer men commentaar wil geven op een artikel kun je dat via een formulier met een captcha laten doen: daarmee voorkom je spam en hoef je niet zelf alles te lezen. Op je contactpagina kun je aangeven dat je op bepaalde verzoeken of mailtjes niet reageert. Daarnaast kun je aan de hand van je ervaring een FAQ (veelgestelde vragen sectie) op je site plaatsen waardoor je niet bij herhaling dezelfde type vragen hoeft te beantwoorden.

6. Voed ‘cc afzenders’ op

Mensen versturen vaak cc’s zonder te beseffen dat een ontvanger deze niet hoeft te lezen. Je leest het goed: een cc hoef je – strikt genomen - niet te lezen. Omdat de meeste mensen dit niet weten lezen we ze vaak wél! Waarom sturen mensen cc’s? De twee meest voorkomende redenen zijn: 1. Indekken (een leidinggevende is wel eens als cc ontvanger opgenomen), 2. Men is te laks om na te denken voor wie de betreffende mail echt belangrijk zou kunnen zijn dus worden onnodig veel mensen lastig gevallen met een cc. Ik heb wel eens bij een interimklus meegemaakt dat ik per dag meer dan 90 van dergelijke cc’s ontving waarvan hooguit twee e-mails voor mij de moeite waard waren. Waanzin! Er zijn dus organisaties waar dit al jarenlang dagelijkse praktijk is (... en dat in deze tijden dat we willen bezuinigen (-: ).

Er zijn twee soorten cc’s op jou van toepassing: de e-mails waarin jij de rechtstreeks geadresseerde bent en de e-mails waarin jij in de cc vermeld bent. Wanneer jij geadresseerde bent en een cc aan anderen wordt om verkeerde redenen gebruikt mag je de afzender aanspreken op zijn of haar behoefte aan publiek. Geef te kennen dat je er niet van bent gediend. Dit zijn kinderachtige praktijken! Er moet echt iets aan de hand zijn wil het gebruik van een cc gerechtvaardigd zijn.

Dan de e-mail waarin jij in de cc bent opgenomen. Daar kan ik heel kort over zijn: maak een rule of filter waarin je duidelijk aangeeft dat je cc’s niet leest. Dat bespaart tijd! Wanneer het echt belangrijk is mailen afzenders je direct of bellen ze je wel.

B. En dan het echte werk!

Nu komen we toe aan het echte werk.

De eerste stap die we nemen is dat we alle mail die op dit moment in de inbox staat verplaatsen naar een nieuw te maken map met de naam: Iedere dag een half uur. Je voelt ‘m al aankomen: iedere dag besteed je een half uur aan het ‘leegscheppen’ van die map. Het zou me niet verbazen als er honderden, zoniet duizenden e-mails in staan (ik heb dergelijke inboxen gezien!). Dus, iedere dag een half uur aan werken tot het leeg is. Dit doe je dus naast je nieuwe slimme manier van werken met je inbox die ik nu ga beschrijven:

7. Zorg voor een aparte takenlijst of ‘to do applicatie’.

Een belangrijke oorzaak van een vollopende inbox zijn e-mails die om jouw actie vragen die los staat van e-mail of data in je pc. Sterker nog: ik mag hopen dat je leven zich voor het belangrijkste deel buiten je computer afspeelt! Hoe los je dit probleem op? Simpel: zorg voor een taakmanager in de vorm van een papieren notitiesysteem (een boekje) of een app voor je smartphone. In ieder geval iets wat je altijd makkelijk mee kunt nemen. Ik ben zelf erg tevreden over 2Do op de iPhone in combinatie met Toodledo voor het synchroniseren op de computer. Er zijn veel mooie systemen. Maar kies voor een oplossing waarmee je gewoon op pad kunt. Wanneer iemand zegt: "Maar GTD werkt goed in Outlook" vraag ik me af of deze persoon wel eens zonlicht ziet!
Wat doe je vervolgens met e-mail? In ieder geval gebruik je de inbox of je e-mailprogramma niet als takenlijst! Lees goed: er is namelijk meer in dit Aardse bestaan dan e-mail. Je zal ook andere taken moeten noteren zoals bijvoorbeeld het plakken van je band en het voeren van de vis van de buren die op vakantie zijn! Hoe je e-mail verwerkt heb ik beschreven bij het volgende punt. Door een aparte takenlijst of to do applicatie te gebruiken hoef je niet bang te zijn dat je wat gaat missen als je jouw inbox leegt. Bovendien kun je ook andere acties erin vastleggen. Voortaan kun je jouw aandacht focussen en hoef je minder ballen in de lucht te houden

8. Beschouw het afhandelen van je e-mail als een tennispartij

Daarmee bedoel ik: speel punt voor punt. Anders geformuleerd: handel e-mail na e-mail op gepaste wijze af en doe uitsluitend dat wat strikt noodzakelijk is: open de mail en voer uitsluitend een van de volgende acties uit:

a. archiveer het nadat je taken en acties hebt ingepland (zie vorige punt);
b. antwoord onmiddellijk wanneer het afwikkelen van de e-mail met inbegrip van het uitvoeren van een eventuele taak niet meer dan 2 minuten vraagt en archiveer of verwijder de e-mail daarna;
c. forward de mail als het niet voor jou is bestemd en archiveer of verwijder de e-mail daarna;
d. Verwijder de e-mail.

Andere smaken zijn er niet en let op: aan het eind van de rit is er dus sprake van dat de e-mail is gearchiveerd of verwijderd. In geen geval blijft een e-mail achter in de inbox!

9. Gooi veel e-mail weg!

‘Wat is het ergste dat kan gebeuren wanneer ik deze e-mail weggooi!?’ Die vraag moet je jezelf vaker stellen. Neem van mij aan: de wereld zal niet vergaan en volgens het Paretoprincipe zijn pakweg 80% van je e-mails niet belangrijk genoeg.

10. Wees bondig en beperk je tot een onderwerp per keer!

Besteed maximaal 5 regels aan je mail. Het scheelt jou en de geadresseerde tijd. Beperk je tot de kern van de zaak en tot een onderwerp. Kort en krachtig is het credo. Wil je twee onderwerpen ter sprake brengen? Gebruik twee e-mails. Wil je honderd onderwerpen ter sprake brengen? Gebruik honderd e-mails.

11. Bepaal zelf je planning

Zet toeters en bellen uit. Pinggeluiden, alarmsignalen en bellen die afgaan wanneer een mail binnenkomt werkt afleidend. Stuur standaard een autoreply aan mensen dat je slechts een of twee keer per dag je e-mail leest. En doe het ook niet vaker! De meest ideale tijden zijn tussen 10:00 uur en 11:00 uur en tussen 15:00 uur en 16:00 uur. Ik zal je uitleggen waarom: iedere werkdag begint met het volgende ritueel: in plaats van zelf doortastend op te treden zoeken veel mensen de oplossing bij een ander. Sommige mensen zijn zelfs zo schaamteloos dat ze dit delegeren noemen. Dus de kans is groot dat wanneer jij om half negen je e-mail ophaalt je al meteen verzoeken aantreft die jou afhouden van je eigenlijke werk. De remedie: wanneer je pas om half elf je e-mail checkt zul je zien dat vele problemen zich al vanzelf hebben opgelost.

Waarom je e-mail niet later dan 16:00 uur ophalen? Aan het einde van de dag zijn er veel mensen die een goede reden om stipt 17:00 uur op te houden met werk. Vanaf 16:00 uur ontstaat zwelt een tsunami aan van ‘zou-jij-nog-even-dit-voor-me-kunnen-doen-e-mailtjes’ en ‘zou-je-voor-morgenochtend-e-mailtjes’. Wanneer je een autoreply stuurt dat je deze dag je e-mail niet meer leest gaan wederom veel problemen zich vanzelf oplossen.

Nu maak ik zelf mee dat door dit e-mailbeleid ik wel eens ironische mailtjes terugkrijg van mensen die zich kennelijk storen aan mijn autoreply. Bedenk het volgende: als ze de tijd hebben om je dergelijke onzin over jouw autoreply te e-mailen hebben ze kennelijk ook tijd genoeg om hun eigen sores op te lossen. Bovendien word jij door je leidinggevende beoordeeld op jouw successen en niet die van een ander (ook al heb je die zo goed geholpen). Wanneer zaken écht belangrijk zijn, of wanneer een snelle reactie van jou gewenst is bellen mensen je wel op. Ik zal het je nog sterker vertellen: sommige van deze mensen nemen ook iedere keer de moeite om een ironisch mailtje hieraan te besteden. De remedie: zie punt 4.

12. Eindig met een lege inbox

Als je jouw e-mail ophaalt zorg je ervoor dat je aan het eind van de rit je inbox leeg hebt! Ik maak even een analogie met de gewone post: als je brieven binnenkrijgt ga je niet de envelop openen, de brief vluchtig lezen om hem vervolgens weer terug te stoppen in de geopende envelop om het weer op de deurmat te leggen (om na een paar dagen dit ritueel nog eens te herhalen). Loop alle e-mails door en handel ze af zoals beschreven bij punt 8. En als je weet dat je per keer een half uur de tijd nodig hebt dan zorg je ervoor dat je een half uur rustig en ongestoord eraan kunt werken.

Doe er je voordeel mee!


Dit artikel is geschreven door Bas Hoorn, master trainer persoonlijke effectiviteit bij BasHoorn.nl

Meer weten over onze trainingen?

Wil je een keer een cursus of lezing van ons bijwonen of organiseren voor jouw organisatie neem gerust contact op. We hebben namelijk voor de maanden september, oktober en november weer 2-daagse trainingen gepland. Bel (085) 002 02 02 of stuur ons een e-mail.

Aantal keer bekeken: 106

Plaats een reactie