Offboarding: laatste kans op een blijvende indruk

Hoe wil je dat vertrekkers zich jouw organisatie herinneren? Zie hen als ambassadeurs van jouw organisatie die je weer gaan helpen doordat zij klant worden, of als een nieuwe leverancier voor jouw product of dienst. Vertrekkers kunnen weer nieuwe collega’s werven en hen enthousiast maken. Of misschien keren ze ooit wel terug en nemen ze dan waardevolle ervaring mee. Ambassadeur, klant of boomerangmedewerker: in alle gevallen is een goede offboarding cruciaal.

Hoe iemand vertrekt bij een organisatie bepaalt voor een groot deel hoe hij of zij terugkijkt op de tijd in dienst. Was het einde van de ‘medewerkersreis’ in de organisatie een positieve ervaring? Was er, ongeacht de reden van vertrek, tot het laatst toe een open dialoog met waardering voor ieders bijdrage? Gaat de medewerker met pensioen en voelt hij dat hij een waardig afscheid heeft gekregen? Als het vertrek vrijwillig was: was er begrip en waardering voor de keuze om zelf te vertrekken? Voelt de vertrekker dat de deur openstaat om terug te keren? Help je de medewerker die om die reden afzwaait, om zijn eigen business te starten?

Of vertrekt de medewerker met een nare smaak in zijn mond omdat het vertrek onaangenaam werd gemaakt? Kwamen er bijvoorbeeld onaardige reacties toen de medewerker zelf zijn ontslag indiende? Als het initiatief bij de werkgever lag: voelt de vertrekker zich beschadigd? Vielen er harde woorden en werd er gestreden met advocaten in de arm? Voelt de medewerker de noodzaak om kritische reviews achter te laten op sites als Glassdoor, Indeed of Rateyourcompany? Zorg dat het zo ver niet komt. Schakel desnoods een mediator in om in gesprek met elkaar te blijven.

Zelfs een gedwongen ontslag kan een goede employee experience zijn als het een proces is met compassie. Maak het de medewerker makkelijk om helder te krijgen wat zijn sterke kanten zijn en in welke omgeving deze beter tot hun recht komen. Des te eerder kan de medewerker de draad weer oppakken en nieuwe kansen zien.

Een goede afsluiting van de loopbaan bij jouw organisatie is een belangrijke emotie. Voor de vertrekker, maar zeker ook voor zijn collega’s en klanten die hij achterlaat. Die krijgen meteen mee hoe je behandeld wordt als je vertrekt. Voor hen is het een geruststelling dat je tot het laatst toe gerespecteerd wordt en de organisatie het van belang vindt om goed uit elkaar te gaan. Dat er is gezocht naar een werkend alternatief als die opties niet meer intern voorhanden zijn. Die zaken bepalen of iemand betrokken blijft en open kan spreken over zijn loopbaanwensen.

Of is het een waarschuwing dat vertrekkers als afvalligen worden gezien, dat minder presterenden snel aan de dijk worden gezet en worden afgescheept met een zakje geld? Dat zorgt ervoor dat andere werknemers misschien ook liever ergens anders aan de slag gaan. Loopbaanwensen houden ze voor zich en ook de betrokkenheid krijgt een knauw.

Weet wie er weg gaan

Een goede offboarding begint ermee dat je weet wie er weg gaan. Gebruik HR-analytics om vast te stellen wat de kenmerken zijn van je vertrekkers en welke groep medewerkers een grotere kans heeft om te vertrekken. Menig systeem zet de aandachtsgroep voor je klaar. Gebruik die informatie om te checken of je er alles aan doet om hen te behouden.

Samen oplossen in mindere tijden

De tijd dat de koersen omhoog gingen zodra een reorganisatie met gedwongen ontslagen de media haalde, is wel voorbij. De impact voor alle betrokkenen, de kosten voor een sociaal plan en vooral de immateriële kosten voor de organisatie zijn enorm. Jij bent misschien niet degene die wordt ontslagen, maar je voelt het net zo goed. Wie gaat er nog 100% voor een werkgever als je voelt dat je de volgende kunt zijn die zijn baan verliest?

Reorganisaties hakken diepe wonden die lang bij blijven. Maak, in plaats van een reorganisatie door te voeren, liever zoveel mogelijk gebruik van natuurlijk verloop. Neem de tijd om te zoeken naar een werkend vervolg en zorg voor creatieve maatwerkoplossingen. Laat de medewerkers zelf meedenken in het vinden van oplossingen als de organisatie in financiële nood verkeert. En investeer continue in employability, zodat gedwongen ontslag wordt voorkomen, en flexibiliteit van medewerkers zodat ze zich tijdig kunnen aanpassen aan veranderde omstandigheden.

Alumnigroep

Overweeg een alumnigroep van oud-collega’s. Dat leidt tot een waardevolle, hechte groep van voormalig medewerkers. Zet hen in als denktank, panel, mentor voor (nieuwe) medewerkers en promotor. Biedt hen een alumniprogramma en alumnivoordelen. Hou contact met hen via een nieuwsbrief of netwerkbijeenkomsten. De manier waarop vertrekkende medewerkers behandeld zijn, bepaalt in belangrijke mate of zij in deze categorie willen vallen.

Een goede afronding van het dienstverband

Voor het goed afronden van de laatste fase van het dienstverband geven we drie tips:
• Organiseer altijd een formeel afscheidsmoment. Maak er een feestje van met de collega’s. Als de vertrekker daar geen behoefte aan heeft, organiseer dan een ander formeel moment. Laat nooit iemand zonder een afscheid de deur uit gaan.

• Plan een exitinterview met een collega of manager die wil leren van de mening van de vertrekker en oprecht geïnteresseerd is. Een digitaal vragenlijstje toesturen is aanvullend mogelijk, maar heeft niet dezelfde waarde voor de vertrekker én de organisatie als een gesprek.

• Maak een offboarding-checklist voor de vertrekkers. Net als bij onboarding kun je ook bij offboarding een checklist maken voor de laatste dagen. Hierop staan natuurlijk facilitaire zaken als inleveren pasjes, laptop en auto. Maar vergeet niet om ook afzwaaigesprekken en overdrachtsmomenten in te plannen met collega’s en externe relaties.

Meer weten over Employee Experience en de Employee Journey? Neem dan deel aan de workshop Happiness at Work en Employee Experience voor HR op 9 oktober of word lid van de LinkedIn groep Employee Experience Nederland/België

Aantal keer bekeken: 1312

Laat een reactie achter

Je moet lid zijn van HRbase - grootste HR netwerk van Nederland om reacties te kunnen toevoegen!

Word lid van HRbase - grootste HR netwerk van Nederland

Reactie van Hans de Gorter on 21 juni 2018 at 10:43pm

Een interessant stuk geschreven vanuit een goede positieve grondslag.
Ik herken de meeste van de goede bedoelingen zoals die hier geschetst worden.
Vaak is het jammer genoeg zo dat allerlei zaken m.b.t. naderend afscheid etc. op ad hoc basis door leiding, gevenden, managers en collega's al dan niet enthousiast worden georganiseerd waardoor het niet altijd het afscheid wordt wat het zou moeten worden.

Daar is denk ik m.b.t. de strekking van dit stuk heel veel winst te halen.
Breng het afscheid en allerlei andere zaken die geregeld moeten worden, onder bij een ervaren functionaris binnen de organisatie HR-P&O, en zorg er ook voor dat deze functionaris de ruimte krijgt om hier oprechte aandacht aan te geven.
Dit alles ondersteund met een goede ondersteuning vanuit de facilitaire en financiële organisatie. Oprechte persoonlijke aandacht vanuit de organisatie levert de meeste winst op.
Daar is denk ik echt winst te halen voor een organisatie zonder dat hier grote investeringen in tijd en budget tegenover hoeven te staan.

Boven alles vermijd automatische lijstjes, mailtjes, en last minute items.
Mvg