Voor veel organisaties is de periode van het beoordelen aangebroken. En voor veel managers (en HR…) is het dan weer zuchten en zwoegen. Maar, is dat nodig? Met beoordelen volgens KISS en PKVC hoeft dat niet.

Eerst maar eens even een kritische noot over het nut van beoordelen en de prioriteit en aandacht die het van directie, managers en HR (niet) krijgt. Beoordelen (=sturen op output) behoort tot een van de 3 belangrijkste taken van de managers! Het aannemen van goede mensen en het creëren van een inspirerend en stimulerend werkklimaat zijn de andere twee.

Ik verbaas mij er dan ook veelvuldig over dat het beoordelen er maar ‘even bij’ wordt gedaan. Als het al gedaan wordt… Onderzoek van Vergouwen Overduin wees in 2009 dat de helft van de werkgevers niet weet, wie presteert en wie niet…. Raar, dat organisaties dan niet succesvol zijn….

Beoordelen volgens KISS: Keep It Stupid Simple!
Het grootste probleem is niet de beoordeling of het beoordelingsgesprek, maar het gebrek aan goede SMART-doelen. Doordat de doelen aan het begin van het jaar niet duidelijk (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden) met de medewerker zijn overeengekomen, weet de manager aan het einde van het jaar niet WAT hij moet beoordelen. Een goed begin is ook hier het halve werk.

En om verrassing en teleurstelling bij de medewerker te voorkomen (een andere veelvoorkomende valkuil), creëer je gedurende het jaar diverse momenten waarop je de voortgang van de doelen en de performance met de medewerker bespreekt. Of dit meer formeel (coachings-, functionerings- of een POP-gesprek) of informeel gebeurd, maakt niet zo veel uit: als het maar gebeurt. Bij het beoordelingsmoment weet de medewerker dus precies wat hij kan verwachten.

Ook hier begrijp ik niet waarom het sturen op output maar 1x per jaar op de agenda staat: je wilt toch onderweg al weten of je de eindbestemming gaat bereiken? Of kijk jij onderweg niet op je TomTom?

Beoordelen volgens KISS betekent dus
1. Aan het begin van het jaar: persoonlijke (SMART) doelen stellen
2. Gedurende het jaar: voortgang bespreken
3. Einde van het jaar: beoordeling volgens PKVC….

Beoordelen volgens PKVC
Beoordelingsformulieren willen nog wel eens uitgebreid zijn. Houd het hier ook simpel. Beoordeel de specifieke overeengekomen doelstellingen (minimaal 3, maximaal 5) en de 4 belangrijkste resultaatgebieden (PKVC):

1. Prestaties: zorgt voor uitstekende prestaties en voortdurende verbetering op alle terreinen.
2. Klantgerichtheid: creëert en onderhoudt doeltreffende relaties met (interne) klanten en wint hun vertrouwen en respect.
3. Vakkennis: toont specifieke kennis die een belangrijke bijdrage levert aan de organisatie.
4. Collegialiteit: levert een positieve bijdrage aan het team en de organisatie.

Deze resultaatgebieden dekken in alle opzichten de lading en zijn voor iedere functie en organisatie toepasbaar. Ieder resultaatgebied wordt afzonderlijk beoordeeld (op een 4-puntsschaal) en heeft de mogelijkheid voor een toelichting. Voeg er vervolgens nog een eindbeoordeling aan toe en de zaak is compleet.

Aantal keer bekeken: 572

Laat een reactie achter

Je moet lid zijn van HRbase - grootste HR netwerk van Nederland om reacties te kunnen toevoegen!

Word lid van HRbase - grootste HR netwerk van Nederland

Reactie van Max van Liemt on 14 januari 2013 at 4:56pm

@Herman,
Dank voor je reactie! Ik ben het volledig eens met de vastlegging van de beoordelingen; discussie wil je altijd vermijden. Tegenwoordig zijn er ook goede en gebruiksvriendelijke systemen om dit te doen. Ik moet helaas wel bekennen dat ik het niet eens ben met je uitbreiding. Ik kan dit hopelijk goed illustreren aan de hand van Werkhouding en gedrag. Een beoordeling hiervan vind ik zelf minder relevant. Een goede/juiste werkhouding en gedrag is natuurlijk belangrijk, maar het is geen doel op zich. De 'toepassing' van de werkhouding en gedrag des te meer. En die zit voor mij het (gewenste) gedrag t.a.v. Klanten, Prestaties, Vakkennis en Collegialiteit.
Het is wel verstandig om ARBO zaken minimaal 1 per jaar officieel aan de orde te laten komen, maar ik zie het niet als een beoordelingsitem. Je ziet, ik probeer het echt zo klein en simpel mogelijk te houden, om zo discussie en teleurstelling te voorkomen en de focus op de gewenste resultaten zo gericht mogelijk te houden. Desalniettemin leuk om hier met elkaar zo over na te denken. Groet, Max

Reactie van Herman Sars on 3 januari 2013 at 2:22pm

@Max,
Ik sta achter je artikel waarbij je vooral ingaat op het belang van KISS en PKVC. Prima! ik mis in het verhaal alleen het belang van een goede vastlegging. Zonder een goede vastlegging, als bevestiging van wat besproken, loop je kans dat je in een discussie kunt komen met wat wel en wat niet is afgesproken. Ook een goede vastlegging van tussentijdse resultaten vind ik belangrijk. Zowel wanneer het goed gaat (wat het meest vergeten wordt maar wel motiveert) als wanneer het niet goed gaat (noodzakelijk voor dossiervorming). De grootste fout naast het niet vastleggen is het vastleggen met nietszeggende algemene kreten/opmerkingen/afspraken (dus niet echt SMART). Daar ligt ook een belangrijke rol van HR.

Ik zou er verder de voorkeur aangeven om PKVC uit te breiden met:
A: ARBO gerelateerde bespreekpunten en
W: werkhouding en gedrag

Naar mijn oordeel is het in de meeste gevallen goed mogelijk om aan het PKVCAW gesprek (terugkijkend en beoordelend de resultaten van de afspraken) direct het gesprek te koppelen om vooruit te kijken en de afspraken voor het nieuwe jaar te maken. Die kunnen deels ook voortkomen uit de resultaten van het vorige jaar. Het koppelen is niet verstandig in de situatie dat iemand een echte slechte boodschap krijgt in het negatief PKVCAW gesprek. In die situatie kun je daarvoor dan beter later een apart gesprek plannen.