Heeft u hem al ingevuld ... de Kenniskaart? Nee? Ai! U kunt een mailtje van uw manager verwachten. U en uw collega’s lopen namelijk de kans dat u elkaars kennis en expertise over het hoofd ziet op het moment dat u elkaar nodig heeft! Uw organisatie is hierdoor minder slagvaardig en gaat het verliezen van organisaties die wel effectief van de aanwezige kennis gebruik maken.

De aanleiding voor de invoering van een Kenniskaart
De aanleiding voor introductie van de Kenniskaart is vaak hetzelfde: organisaties vergrijzen of er wordt om een andere reden afscheid genomen van medewerkers. Er dreigt dus kennis uit de organisatie verloren te gaan. Een andere reden kan zijn dat sommigen vinden dat alles makkelijker zou gaan als medewerkers elkaar beter kennen. Per slot van rekening kunt u dan beter van elkaars kennis gebruik maken en kan de manager beter sturen op de aanwezige kennis.

Maar wat is een Kenniskaart?
Het idee is simpel: laat iedere medewerker een A4-tje invullen met daarop persoonlijke gegevens, opleidingsachtergrond, gevolgde trainingen en cursussen, expertise-gebieden, ervaring en hobby’s en dergelijke, en zet dat op een een centrale plek op het bedrijfsnetwerk. Als er behoefte is aan bepaalde competenties, bijvoorbeeld bij het starten van een project, dan kan men door de Kenniskaarten zoeken en ‘elkaar vinden’. Het idee is aantrekkelijk in zijn eenvoud. De vraag is: leidt het gebruik van Kenniskaarten werkelijk tot beter gebruik van de aanwezige kennis in de organisatie?

Ik denk dat dat zelden het geval is. Of het nu gaat om de start van projecten, het starten van een innovatief proces of het matchen van specifieke competenties aan een bepaald klanttraject ... medewerkers geven er de voorkeur aan eerst in eigen kring naar kennis te zoeken, in plaats van te zoeken in een map vol Word-documenten of lijvige Excel-sheets. De kans is aanwezig dat enkele medewerkers er in het begin fanatiek gebruik van maken, maar dat het gebruik uitdooft als gegevens niet worden geactualiseerd. Zo sterft het initiatief een vroege dood.

Is het invullen van een Kenniskaart dan zinloos?
Nee, want met de Kenniskaart als middel is niets mis. De crux zit hem in de wijze waarop het één en ander in organisaties wordt geïntroduceerd en geborgd. Krijgt u via de mail een leeg formulier met het verzoek deze zo snel mogelijk in te vullen, dan weet u: dit gaat niet werken! Het zou schelen als de initiators bedenken dat de ingevulde Kenniskaart idealiter een eindproduct is van een uitwisselingsproces tussen mensen. Wederzijdse aantrekkelijkheid is hierbij een niet te onderschatten factor. U deelt uw kennis bij voorkeur met iemand die u daarvoor waardeert met aandacht, dankbaarheid, steun en/of kennis met u deelt.

Verder beklijft het één en ander beter als je mensen hun eigen categorieën laat bedenken waarlangs zij kennis willen verzamelen over anderen. Mensen onthouden namelijk beter als zij actief be- en verwerken. Organiseer dus vooral een aantal sessies met groepen medewerkers waarin zij elkaars Kenniskaart maken. Overweeg die sessies periodiek te herhalen, zodat de Kenniskaarten worden geactualiseerd.

Tot slot: als dan toch wordt overwogen de Kenniskaarten op het bedrijfsnetwerk te plaatsen, doe dat dan op een publieksvriendelijke wijze. Houd rekening met het feit dat mensen niet te lang willen zoeken en dat zij afhaken bij de aanschouwing van een onoverzichtelijke brij van gegevens. Plaats de Kenniskaarten dus bij voorkeur op een plek waar mensen die verwachten (bijvoorbeeld op een e-learning portaal of een Sharepoint omgeving) en op trefwoorden kunnen zoeken.
Namens alle gebruikers: bedankt!

Aantal keer bekeken: 1087

Laat een reactie achter

Je moet lid zijn van HRbase - grootste HR netwerk van Nederland om reacties te kunnen toevoegen!

Word lid van HRbase - grootste HR netwerk van Nederland

Reactie van Rob den Boer on 16 januari 2012 at 3:19pm

Kijk ook eens op www.sitefive.nl als innovatief alternatief voor de 'kenniskaart'. Bovendien krijgen organisaties en medewerkers zo ook inzicht in de kennis van het externe netwerk (dienstverleners, zelfstandige professionals). De Sitefive structuur (taxonomie) maakt het zoeken via filters mogelijk. Er is uiteraard ruimte om de online 'sociale' profielen van mensen toe te voegen aan de Workbooks van Sitefive. Ben het overigens wel eens dat het belangrijk is draagvlak te creëren om de kans op succes te vergroten.

Reactie van Wim van Druten on 8 oktober 2011 at 3:56pm
Een gratis alternatief is het gebruik van LinkedIn als kenniskaart.
Koppel individuele (kennis en ervaring) profielen aan een bedrijfsaccount in-the-cloud.
Het "nut" en de motivatie voor "een kaart" komt dan niet alléén vanuit het belang van de werkgever.
Het is dan employer- & employee-branding.
Reactie van Peter Bosman on 4 oktober 2011 at 8:36pm
Hallo Bas, leuk dat je reageert.
Vanuit een evolutionair perspectief was de Kenniskaart er eerder. De Kenniskaart is in de praktijk een redelijk 'statisch' middel. Men bouwt à priori een template met bepaalde rubrieken, die door medewerkers worden ingevuld, de ingevulde Kenniskaarten worden opgeslagen, en later -op een kritisch moment- geraadpleegd. Bijvoorbeeld omdat men op zoek is naar de 'juiste' mensen met de 'juiste' skillset voor een bepaald project. De Kenniskaart omvat dus persoonsgebonden informatie.
Twitter en Yammer (e.d.) zijn 'dynamische' middelen. Gebruikers kunnen zelf -op elk moment- naar eigen inzicht berichten organiseren, bijvoorbeeld door het maken van nieuwe groepen rondom een thema en/of het taggen van berichten. Overigens merk ik dat in de praktijk de bruikbaarheid van de berichtenstroom (i.h.k.v. kennismanagement) nogal variërt.
Het is niet ongebruikelijk in organisaties om zowel Social Media als Kenniskaarten van medewerkers beschikbaar te hebben.
Reactie van Bas Spaapen on 4 oktober 2011 at 9:10am
Een kenniskaart zal het samenwerken (collaboreren) beslist stimuleren. Bij diverse ondernemingen zie ik dat men name social media wordt ingezet om te collaboreren. Denk aan Yammer, Winkwaves of een Social Cast. @Peter: wat is het verschil met de kenniskaart?