Het beoordelingsprobleem van deze week: Beoordelen kost zo enorm veel tijd.

De tekortkomingen van beoordelingsgesprekken worden in de pers breed uitgemeten. Voldoende reden om ze af te schaffen, zo lijkt het. Maar wat zijn de tekortkomingen eigenlijk, hoe worden ze veroorzaakt en is er nog wat aan te doen? Prof. Dr. John Sullivan, van de State University of California heeft de top 50 problemen van beoordelen in een lijst gezet. De rest van dit jaar zal Jan Jacob de Groot iedere week er één behandelen.

Deze week probleem 47:   Beoordelen kost enorm veel tijd. (A time-consuming process)

Volgens Sullivan zijn formulieren te lang, waardoor manager de formulieren van vorig jaar kopiëren. Dat formulieren te lang zijn daar ben ik het zeker meer eens. Er komen steeds meer vragen bij. Dat er veel gekopieerd wordt heeft niet alleen te maken met de lengte van het formulier, maar doordat leidinggevenden beoordelen met de losse pols.

Kilian Wawoe van de Vrije Universiteit Amsterdam zijn de kosten in Nederland voor het beoordelen ruim een miljard Euro per jaar.    In Nederland werken 8,6 miljoen mensen. Als die allemaal vier uur per jaar kwijt zijn aan het beoordelingsgesprek dan kost dit medewerkers en leidinggevende een kleine 70 miljoen uur op jaarbasis. Daarnaast moeten personeelsafdelingen dit hele proces begeleiden en invoeren en moeten IT-systemen hierop ingericht worden.

Die vier uur zouden wel eens kunnen kloppen. Anderhalf uur voorbereiding door de leidinggevende waaronder het bespreken van voorgenomen oordelen met hun eigen leidinggevende, een gesprek van één à anderhalf uur (inclusief het plannen) en dan nog iets aan verslaglegging inclusief het gepruttel over en weer in een aantal gevallen. Laten we voor de medewerker dezelfde tijden aanhouden, dan klopt dit wel.

Op zich is de bestede tijd geen probleem als de effectiviteit voldoende zou zijn. Ik deel de kritiek dat die in veel gevallen onder de maat is. Veel van mijn wekelijkse blogs gaan over de effectiviteit. Maar hoe kunnen we de efficiency verhogen? Ik denk dat we door medewerkers meer in het proces te laten doen tijdswinst boeken, maar ook door de activiteiten te laten doen tegen lagere uurlonen.

Als leidinggevende en medewerker goede afspraken maken over wat van de medewerker in een jaar verwacht kan worden dan is het niet moeilijk voor de medewerker om heel feitelijk aan te geven in hoeverre deze doelen zijn bereikt. Als de leidinggevende er dan nog een beoordelingskwalificatie aan wil hangen (van onvoldoende tot uitstekend of iets dergelijks) dan kan dat niet veel tijd meer kosten, zeker in het geval van resultaatsafspraken. Vervolgens kan daar het gesprek over gaan. Dat gesprek zal  door de goede voorbereiding, in veel gevallen korter kunnen zijn. In het gesprek worden afspraken gemaakt voor de nieuwe periode. Als leidinggevende en medewerker tijdens het gesprek even stilstaan bij de vraag “Wat schrijven we nu precies hierover op, wat spreken we af” dan kan de medewerker dit vastleggen.

Naast tijdswinst en winst door minder dure uren en meer goedkopere uren in te zetten levert het ook een effectiviteit op, doordat medewerkers meer eigenaar worden van hun eigen beoordelingsproces.

Volgende week een ander probleem tegen beoordelen: het blikt alleen terug.

Jan Jacob de Groot is trainer/adviseur en beoordelen en functioneren is één van zijn speerpunten. Hij beheert www.beoordelingstraining.nl , een website op het gebied van beoordelen en functioneren. Wil je zo nu en dan een bericht ontvangen met een nieuwe video over beoordelen en functioneren? Schrijf je in voor de nieuwsbrief.

Aantal keer bekeken: 190

Laat een reactie achter

Je moet lid zijn van HRbase - grootste HR netwerk van Nederland om reacties te kunnen toevoegen!

Word lid van HRbase - grootste HR netwerk van Nederland