HR – Innovaties; Functiesysteem, subsystemen en aspectsystemen

Zoals we in mijn blog met als titel “HR Innovaties: Samenwerken als dilemma” hebben gezien, speelt informatie een belangrijke rol in de samenwerking. Het ontsluiten van informatie en het volledig transparant en beschikbaar maken van deze informatie is dus van groot belang.

We weten dus nu dat het hebben en transparant maken van informatie zorgt dat mensen niet meer kunnen liegen en bedriegen. Dit is de “verzekering” die we moeten bereiken met de inrichting en het ontwerp van de organisatie.  De systeemtheorie biedt hiervoor een goede basis; laten we onze organisatie-inrichting daarom eens bezien vanuit deze theorie.

Functiesysteem: wetten

Het functiesysteem (niet te verwarren met het systeem van functiebeschrijvingen en –waardering) van een overheidsorganisatie zijn de wetten die ten grondslag liggen aan het bestaansrecht van deze overheidsorganisatie (zie ook mijn eerdere blog: “de O van organisatie en van overheid”).  De functie (wat vormt haar bestaansrecht) van deze overheidsorganisatie is dus primair het uitvoeren van wetten; voor een gemeente gaat het hierbij om de uitvoering van 71 wetten.

Deze (clusters van) wetten samen, vormen derhalve  het eerste inrichtingsprincipe van een gemeentelijke organisatie.  Dit is daarmee bepalend voor de hoofdstructuur. 

Subsystemen en Aspectsystemen: de afdelingsmatrix

Een volgende stap is het beschrijven van de werkzaamheden die afdelingen (subsystemen) moeten doen op een uniforme en heldere manier. Dit doen we met behulp  van 7 aspectsystemen. Ook dit vraagt natuurlijk om een nadere uitleg: als wij met elkaar praten over het werk (individueel, of in afdelingsverband), dan hebben we het altijd over de volgende onderwerpen (aspectsystemen): 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Fig.1  De 7 aspectsystemen

  1. Producten:  bijvoorbeeld het verstrekken van paspoorten, bestemmingsplannen, vergunningen, enz.
  2. Gegevens: bijvoorbeeld het bijhouden en registreren vandDe G.B.A.-gegevens, de B.A.G.-gegevens, Kadastergegevens, GIS-gegevens, enz.
  3. Applicaties: softwarepakketten die nodig om gegevens op te slaan en te verwerken, zoals bijvoorbeeld officepakketten, een personeelsinformatiesysteem, een financieel systeem, een GIS-systeem,  een documentmanagementsysteem,  enz.
  4. Processen:  bijv. het inkoopproces, de B&W-procedure m.b.t. adviesnota’s,  de ziekmeldingsprocedure, de P & C cyclus en begrotingsprocedure, etc.
  5. Relaties en overleg: bijvoorbeeld het MT-overleg, de B&W vergadering, de raadsvergadering, het afdelingsoverleg,etc.
  6. Projecten: bijvoorbeeld de invoering van een nieuwe wet, de aanschaf van een nieuwe applicatie,  of om te komen tot de bouw van een nieuwe woonwijk
  7. Budgetten:  om dit alles te kunnen bekostigen zijn er budgetten nodig, bijvoorbeeld het budget loonkosten, of het ICT-budget, of een budget voor facilitaire diensten

 

Met deze 7 aspecten dekken we alle zaken die met de uitvoering van het werk te maken hebben. Als we dus het werk van een afdeling gaan beschrijven, dan doen we dat op basis van deze 7 aspecten.  Hadden we eerst de wetten en beleidskaders per (hoofd) afdeling in kaart gebracht; nu brengen we per afdeling de werkzaamheden op een uniforme wijze in kaart volgens deze 7 aspecten. Dit leggen we vast in de zogenaamde afdelingsmatrix. 

Als de afdeling op deze wijze is beschreven en alle werkzaamheden in kaart zijn gebracht, is het verdelen van deze werkzaamheden over de betreffende medewerkers, uitgaande van deze zelfde 7 aspecten eenvoudig geworden.  Wij kunnen dit vervolgens modelmatig in een verantwoordelijkheidsmatrix vastleggen in een systeem van generieke functiebeschrijvingen, waarbij uitgegaan wordt van verantwoordelijkheidsniveaus per aspect:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Fig 2 De verantwoordelijkheidsmatrix

 

Volledige en betrouwbare ontsluiting van informatie wordt in de eerste plaats verkregen door het op een eenduidige en transparante wijze van beschrijven van de organisatie als systeem, subsysteem (afdelingen) en sub-subsystemen (generieke functies), bezien vanuit het functiesysteem wetten en met behulp van de 7 aspectsystemen.

Deze systeembenadering stelt ons vervolgens in staat om een generiek functiesysteem te ontwerpen voor gemeentelijke organisaties, waarbij maximaal tussen de 20 en 25 generieke profielen noodzakelijk zijn.. toch heel wat anders dan de 100 profielen zoals deze nu zijn opgenomen in het nieuwe fuwa-systeem voor gemeenten onder de naam “HR21”.

In mijn volgende blog  meer hierover!

Aantal keer bekeken: 3315

Laat een reactie achter

Je moet lid zijn van HRbase - grootste HR netwerk van Nederland om reacties te kunnen toevoegen!

Word lid van HRbase - grootste HR netwerk van Nederland