In 2004 schreef ik het boek POP in Nederland en deze week komt op HRMlive! de tweede versie van dit boek uit. Ik merk dat in veel organisaties het POP al gemeengoed en dat in andere organisaties het POP wordt ingevoerd dan wel heringevoerd. Dit artikel draagt ideeën aan voor de inhoud van een POP-formulier en de inhoud(sopgave) van een handleiding. Wat deze ideeën zijn in vijf jaar niet veranderd.

Wat is een Persoonlijk Ontwikkelingsplan?

Om te voorkomen dat met moeite aangetrokken medewerkers na 1 à 2 jaar alweer vertrekken, besteden organisaties veel tijd, geld en energie aan het binnen boord, flexibel en breed inzetbaar houden van medewerkers. Dat alles in de wetenschap dat ongepland vertrek een verwoestend effect kan hebben op de gehele organisatie. Binden (behouden) van medewerkers is dus een harde noodzaak geworden. Steeds meer organisaties maken in een POP met hun medewerkers afspraken om hen op een boeiende manier aan de organisatie te binden.

De idee achter het POP is dat leidinggevenden en medewerkers afspreken zich in te spannen voor elkaars ontwikkeling. Het voordeel voor de medewerker is dat hij/zij nu op een systematisch nadenkt over zijn werk, wensen en ambities. Hierdoor wordt voorkomen dat zijn/haar persoonlijke ontwikkeling ad hoc en intuïtief verloopt en misschien wel stagneert. Het voordeel voor de organisatie is competentie medewerkers die er voor zorgen dat de organisatiedoelen worden gerealiseerd, nu en in toekomst.

Het POP ondersteunt medewerkers en leidinggevenden bij het realiseren van de juiste ‘fit’ tussen het ‘willen’ en ‘kunnen’ van enerzijds medewerkers en anderzijds de toekomstige personeelsbehoefte (‘moeten’) van de organisatie.

Een werkrelatie is als een huwelijk
De bekende managementgoeroe Prahalad vergelijkt de huidige relatie tussen werkgever en werknemer met een modern huwelijk. Net zoals het kiezen van een partner, kiest een medewerker voor een baan/organisatie omdat deze iets toevoegt aan het leven. Zowel de medewerker als de organisatie hebben een bepaalde levenslijn en het ‘in dienst zijn’ betekent niets meer dat deze twee lijnen tijdelijk dicht genoeg bij elkaar liggen, om elkaar iets te kunnen bieden. De medewerker kan zijn levensdoel dichter bij brengen door faciliteiten die de organisatie biedt, terwijl die zelfde medewerker tegelijkertijd meehelpt door zijn inbreng de organisatiedoelstelling(en) te verwezenlijken. De werkrelatie als een huwelijk, want ook daarin kiezen partijen voor elkaar omdat ze elkaar mogen en omdat ze iets aan elkaar hebben. Ook hier berust de (werk)relatie op aantrekkingskracht en vrijwilligheid en niet op eeuwige zekerheid en dwang. Werknemers worden ‘gelokt en gebonden’ met zinvol werk, uitdagingen en een leuk soort bedrijf (zie box). Inzet van een POP het dienstverband voort te zetten op een voor alle partijen bevredigende wijze.

Hoe zit een POP-formulier eruit?
In een POP gesprek wordt de ontwikkeling binnen de huidige functie en de loopbaan binnen de afdeling/organisatie besproken. Vaak wordt hierbij het competentieprofiel als vertrekpunt genomen. Een competentieprofiel bestaat uit competenties en een competentie is een combinatie van kennis (‘kennen’), vaardigheden/ervaring (‘kunnen’) en persoonseigenschappen (’zijn’) die noodzakelijk zijn voor een succesvolle uitoefening van de functie. Is een competentie in onvoldoende mate aanwezig dan worden hier ontwikkelafspraken over gemaakt.

Tip
Het is noodzakelijk dat iedere medewerker eerst in zijn huidige functie veel ervaringen op doet, leert en competent wordt. Veel medewerkers hebben haast en om sommige functies goed ‘in de vingers te krijgen’ ben je zo een paar jaar verder. Helaas is niet iedere medewerker zich hier van bewust.

De huidige functie, loopbaan en afspraken zijn dan ook de belangrijkste ingrediënten van een POP-formulier. Een kritische succesfactor is een eenvoudige formulier van maximaal twee A-viertjes. Kenmerkend is het ‘vele wit’. De praktijk leert immers dat de besproken onderwerpen en de gemaakte afspraken enorm variëren.

Handleiding
Een formulier kan niet zonder een handleiding met spelregels. Mail mij je e-mailadres en je ontvangt de vijftien vragen waarvan de antwoorden in een handleiding verwerkt kunnen worden.

Flyer
Daarnaast is het belangrijk ook een makkelijk leesbare folder te schrijven waarin de onder meer de voordelen voor de medewerkers staan verwoord. Veel organisaties schrijven ook boekjes met titels als 'De twintig meest gestelde vragen over POP'. Want ook bij POP geldt: onbekend maakt onbemind. In de organisatie kan niet genoeg over POP gecommuniceerd worden!

Een POP stelt de organisatie in staat op een gestructureerde manier haar medewerkers te binden op een voor laatstgenoemden boeiende manier. Makkelijker gezegd, dan gedaan. Echter als bij de ontwikkeling en introductie van het systeem (formulier en handleiding) de gesprekpartners (voor het draagvlak) worden betrokken en de projectgroep het KIS-principe (Keep It Simple) huldigt en voor, tijdens en na de introductie via allerlei kanalen mondeling en schriftelijk over POP wordt gecommuniceerd, zijn de eerste stappen naar succesvolle POP gesprekken gezet. En zo moeilijk is dat toch niet ……?

Beste HRbase-ers; wat zijn volgens jullie de kritische succesfactoren van POP? Ik hoor het graag!

Aantal keer bekeken: 1710

Laat een reactie achter

Je moet lid zijn van HRbase - grootste HR netwerk van Nederland om reacties te kunnen toevoegen!

Word lid van HRbase - grootste HR netwerk van Nederland

Reactie van veronica rademaker on 1 september 2010 at 3:43pm
Beste Jacco,

Ik ontvang graag de 15 vragen van je.
Bedankt,
Veronica
Reactie van Irwin Buijs on 23 juli 2010 at 4:47pm
Beste Jacco,

Ik ontvang graag de 15 vragen van je. En heb je toevallig ook de 20 meest gestelde vragen over POP van SOS?

Bedankt!

Irwin - buivis@zonnet.nl
Reactie van Krista Aalsloot on 31 augustus 2009 at 10:50am
Beste Jacco,

Graag ontvang ik de vijftien vragen waarvan de antwoorden in een handleiding verwerkt kunnen worden.
Alvast bedankt! Krista
krista.aalsloot@jackling.nl
Reactie van Claudia Jalving on 14 juli 2009 at 10:47am
Beste Jacco,

Graag ontvang ik de 15 vragen! Email: c.jalving@vanzelstbv.nl

Alvast dank!

Groeten,

Claudia Jalving
Reactie van Ria van de Lisdonk on 14 juli 2009 at 9:21am
Beste Jacco,

Graag ontvang ik de vragen om de handleiding op te stellen.
ria@willemstransport.nl

Bedankt.
Ria
Reactie van Marielle Smit on 25 mei 2009 at 10:18am
Beste Jacco,
ook ik ontvang graag de 15 vragen: m.smit@asysco.com Bij voorbaat hartelijk dank!
Marielle Smit
Reactie van Tosca Geneste on 7 mei 2009 at 3:14pm
Hi Jacco,
Bedankt voor je snelle reactie. Mijn e-mail is t.geneste-r.wessels@zonnet.nl
Alvast bedankt.
Groeten,
Tosca
Reactie van Jacco van den Berg on 6 mei 2009 at 9:46pm
Fatma,

Alles verstuurd en altijd bereid zaken tegen te lezen. Ook ontvang ik graag tzt je afstudeeropdracht.

In ieder geval veel succes.

Jacco
Reactie van Jacco van den Berg on 6 mei 2009 at 9:45pm
Tosca,

Ik vereerd, een handtekening ............. Mail mij jouw e-mailadres en dan ontvang je de vragen en dan verzinnen wij iets voor het boek.

Een fijne dag.

Jacco
Reactie van Tosca Geneste on 6 mei 2009 at 1:00pm
Beste Jacco,
Graag ontvang ik de 15 POP vragen. Ben op dit moment bezig met een project bij en nicht/vriendin in haar bedrijf. Een onderdeel van dit project is de POP. Aangezien mijn nicht/vriendin zich ook moet ontwikkelen :-) en zij nog niet eerder POP gesprekken heeft gehouden wil ik graag jou nieuwe boekje kopen. Dit boekje wil ik haar aanbieden tijdens de presentatie van het project maar ik zou heel graag van jou een handtekening in dit boekje willen hebben. Hoe gaan we dat regelen?
Ik hoor graag van je.
Groeten,
Tosca Geneste