Werknemer in tranen bij functioneringsgesprek? Wat dan?

Vorige maand beschreef ik dat veelgenoemde tips hoe om te gaan met een medewerker die in tranen uitbarst tijdens een beoordelings- of functioneringsgesprek wat mij betreft eerder don’ts zijn. Dan nu enkele do’s.

Voorkomen is beter dan genezen
Voor veel medewerkers betekent het functionerings- of beoordelingsgesprek helaas nog steeds dat er verrassingen komen. Als er daardoor tranen komen mag je je terecht afvragen wat je als leidinggevenden allemaal hebt laten liggen de afgelopen periode. Door heldere afspraken met medewerkers te maken, tussentijds die te monitoren en daarop feedback te geven mag het toch niet zo zijn dat er verrassingen ontstaan en daardoor emoties. Een functioneringsgesprek is geen moment voor verrassingen.
In mijn blog van 1 september adviseer ik verrassingen op te sparen tot een moment dat er een concrete aanleiding is voor die feedback (het gedrag doet zich opnieuw voor). Medewerkers zijn buiten deze gesprekken veel ontvankelijker voor feedback dan tijdens het formele functioneringsgesprek met een formulier op tafel.

Veel spanning in de aanloop naar het gesprek
Als er al veel spanning zit op het aanstaande gesprek dan is het gesprek gedoemd om weinig op te leveren en een mogelijke tranen-tijdbom. Hou in dat geval een pré-functioneringsgesprek. Daarin bespreek je alles behalve de inhoud. Benoem de spanning, het doel van het gesprek en bespreek de vraag hoe beiden het gesprek tot een succes kunnen maken. Dat gesprek zal vooral over de sfeer, de rol verdeling en de onderlinge relatie gaan.

Medewerker komt onverwacht opgefokt binnen
Je ziet spanning bij de medewerker en de kans dat dat vanzelf weggaat is klein. Je kunt in eerste instantie proberen of je die spanning weg kunt nemen door de medewerker op zijn gemak te stellen, een paar complimenten te geven, en in dit geval te beginnen met een positieve conclusie (als die gerechtvaardigd is). In tweede instantie kun je, als de kou niet uit de lucht gaat, het benoemen en kijken wat er speelt. Als je dat meteen doet kan het ook emoties onnodig versterken (tranen trekken. Dat is goed voor de kijkcijfers op televisie, maar daarvoor zitten we hier niet)

Medewerker wordt emotioneel tijdens het gesprek.
Ondanks de inzet van de bovenste tips kan een medewerker gaan huilen, boos worden of stilvallen tijdens het gesprek. Dat kan en dat is niet erg. In mijn vorige blog heb ik aangegeven dat veel gegeven tips dont’s zijn:
1. Niet doen: Leg uit waarom je kritisch bent: je wilt de medewerker helpen.
2. Niet doen: Bereid voor wat je gaat doen als de medewerker emotioneel wordt.
3. Niet doen: Haal een glas water en tissues.
4. Niet doen: Stel voor het gesprek een andere keer voort te zetten.


Emoties kunnen hun oorsprong hebben in van alles:
Medewerker is het niet eens met je feedback en vindt dat hem of haar tekort wordt gedaan
Medewerker erkent dat het niet goed gaat, maar ziet geen oplossing, vindt dat het niet aan hem of haar ligt, is bang voor zijn functie
Er zitten spanningen op het werk, voelt zich niet thuis in de baan of het werk of er zijn emotionele privé-omstandigheden
…en nog veel meer, of combinaties daarvan.


Wat helpt:
• Geef eerst maar eens ruimte aan die emoties, luister, knikken, hummen en vat samen.
• Vraag niet naar het waarom van die emoties, want het is een vraag naar de ratio achter die emoties.
• Toon begrip en dat is wat anders dan gelijk geven. Je kunt zeggen dat het inderdaad niet leuk is om als je het gevoel hebt dat je heel hard gewerkt hebt, je toch feedback krijgt dat het niet goed gegaan is. Dit is wat anders dan tranen trekken of meehuilen met de wolven in de bos.
• Wees hard op de zaak, maar zacht op de persoon. Doe onder druk van emoties niets af van je feedback. Maar richt je op de ontvanger, even niet op de inhoud. Het verzachten van je feedback is voor beiden niet goed.
Pas als de emoties gedaald zijn ontstaat de vraag hoe we verder kunnen in het gesprek: doorgaan of niet. Als de emoties uit de lucht zijn, dan pas kun je weer terug naar de inhoud.

Wil je op de hoogte blijven over nieuws rondom functioneren en beoordelen schrijf je hier in op de nieuwsbrief.

Jan Jacob de Groot is trainer/adviseur en beoordelen en functioneren is één van zijn speerpunten. Hij beheertwww.beoordelingstraining.nl , een website op het gebied van beoordelen en functioneren. Wil je zo nu en dan een bericht ontvangen met een nieuwe video over beoordelen en functioneren? Schrijf je in voor de nieuwsbrief.

Aantal keer bekeken: 906

Laat een reactie achter

Je moet lid zijn van HRbase - grootste HR netwerk van Nederland om reacties te kunnen toevoegen!

Word lid van HRbase - grootste HR netwerk van Nederland