Je hebt van die branches die elke week met een nieuw buzzwoord komen. Marketing is er zo één. Maar ook in organisatieland kunnen we er wat van. Een term die ik op dit moment in veel vakbladen voorbij zie komen is ‘agile’. En dat is niet zo vreemd. We weten immers allemaal dat een snel veranderende omgeving om een flexibele organisatie vraagt die snel op veranderende behoeftes in de markt kan inspelen. In deze blog vertel ik wat agile nu eigenlijk is, hoe je jouw organisatie wendbaarder maakt en waarom dat belangrijk is.

Wat is agile?

In mijn zoektocht naar wat agile nu echt inhoudt, leerde ik dat deze term uit de wereld van softwareontwikkeling komt. Om tegenwicht te bieden aan de tot dan toe trage (lees: gemicromanaged) softwareontwikkelprocessen, kwam in 2001 een groep IT bobo’s bij elkaar om te bespreken hoe het nu anders kon. Resultaat? Het Agile Manifesto: een document waarin twaalf principes staan beschreven die de leidraad voor agile softwaredevelopment vormen. Eén van de grondleggers van het manifest zei hierover:

We want to restore balance. We embrace modeling, but not in order to file some diagram in a dusty corporate repository. We embrace documentation, but not hundreds of pages of never-maintained and rarely used tomes. We plan, but recognize the limits of planning in a turbulent environment.” – Jim Highsmith

Daar kunnen veel organisaties nog wat van leren. Jim Highsmith geeft aan dat de manier van software ontwikkelen is doorgeslagen in richtlijnen en procedures. Hij heeft niets tegen documenteren, maar is wel kritisch op het onderhouden van ontelbare boekwerken waar niets mee wordt gedaan. En als het gaat om plannen is hij ook bereid om in een dynamische omgeving de tekortkomingen van een planning te erkennen.

In bovenstaande herken ik duidelijk de hiërarchie en bureaucratie die we bijvoorbeeld bij de overheid, zorginstellingen en in het onderwijs zien. Denk maar eens aan de paarse krokodillen cultuur bij gemeentes, waar ambtenaren meer tijd spenderen aan het volgen van regels en procedures, dan aan het daadwerkelijk dienstbaar zijn aan de burger. Of wat te denken van de doorgeschoten registratielast in de zorg? In eerste instantie bedoeld om de kwaliteit van de zorg te verbeteren, inmiddels verworden tot nagel aan de doodskist van het daadwerkelijke aantal uren praktische zorg voor patiënten. Dat moet anders kunnen.

Waarom is het belangrijk om Agile te zijn?

Zelf ken ik de uitdrukking ‘A Kodak moment’ nog. De referentie aan een mooie momentopname, onlosmakelijk verbonden aan de fototoestellen van de toenmalig marktleider. Maar vraag het de gemiddelde tiener en hij zal zijn schouders ophalen. Dat is niet zo vreemd; de eens oppermachtige fotografiegigant is ter ziele. Kodak was namelijk niet zo agile. Met de komst van digitale fotografie liep de verkoop van fotorolletjes steeds verder terug en stapten consumenten massaal over op Nikon en Canon. Tragisch genoeg was het Kodak zelf die aan de wieg van digitale fotografie stond. Het management van het Amerikaanse bedrijf geloofde echter niet in deze innovatie en besloot er derhalve niet (op tijd) in te investeren. De rest is geschiedenis.

Technologische ontwikkelingen kunnen dus disruptief zijn, een markt omver werpen. En daar moet je wel op voorbereid zijn. Kijk maar naar wat er gebeurde met de fysieke retail en de webshops, de taxiwereld en Uber, de muziekindustrie en Spotify en ga zo maar door. Stuk voor stuk voorbeelden van sectoren die niet wendbaar genoeg waren om te anticiperen op of zich (voldoende) aan te passen aan nieuwe inzichten, technologische mogelijkheden en de daarbij veranderende klantwens. De Gartner hypecycle laat een mooi overzicht zien van technologische ontwikkelingen waarop jouw business zich wellicht moet voorbereiden. Wat gaan virtual en augmented reality bijvoorbeeld voor de entertainmentindustrie betekenen? 3D printing voor de maakindustrie? De zelfrijdende auto voor het openbaar vervoer?

Hoe word je agile?

Wil jij niet als Kodak eindigen? Dan moet je aan de bak. Want voor je het weet word je door jouw concurrentie ingehaald. Of door een gamechanger die je nooit zag aankomen. Wat mij betreft zijn om een wendbare organisatie te worden en blijven de volgende aandachtsgebieden van belang:

Talent

Als je voor jouw organisatie helder hebt welke trends en (technologische) ontwikkelingen de aankomende jaren van invloed gaan zijn, dan moeten je strategische personeelsplanning en talentmanagement daar ook op zijn afgestemd. Hierbij is het voor HR belangrijk om zich een aantal vragen te stellen. Welke strategie gaan we bewandelen en hebben we daar op dit moment de juiste mensen voor in huis? Welke kennis en competenties hebben we al en welke missen we nog? Is het nodig om te investeren in trainingen of opleidingen? Willen we alles in eigen huis hebben of maken we gebruik van een (deels) flexibele schil?

Tip: Om inzicht te krijgen in de kwaliteiten binnen jouw afdeling of organisatie is het Octogram een goed hulpmiddel!

Transparantie en draagvlak

Diana Russo publiceerde op HR Base onlangs een interessant artikel over zwermen. Zij trekt daarin de opmerkelijke vergelijking tussen zwermen spreeuwen en wendbare organisaties. Spreeuwen communiceren snel met de andere spreeuwen om zich heen en reageren daarop. Bijvoorbeeld bij gevaar. Om als organisatie snel op gevaar te kunnen anticiperen moet (management)informatie ook voor de vloer beschikbaar zijn en moet het management signalen lager in de organisatie serieus nemen. Wat gebeurde er ook weer bij Kodak toen directie en bestuur besloten om niet op de ontwikkeling van digitale fotografie aan te haken? Vertrouw jij op de spreeuwen naast je?

Een cultuur van constant learning

Kennis is macht, maar kennis delen is machtiger. Om als organisatie wendbaar te zijn is het nodig om creativiteit en innovatie te stimuleren. Het is nodig dat mensen ideëen durven delen, dat er geëxperimenteerd kan worden en dat er ruimte is om fouten te mogen maken. Helaas is dit niet altijd vanzelfsprekend. In veel organisaties is er namelijk sprake van een onveilige cultuur waar ideeën worden weggewuifd en fouten worden afgestraft. Wil je weten hoe je hier verandering in brengt? Lees dan ons artikel over psychologische veiligheid.

Zelfsturing

Organisatiestructuren zijn heel bepalend voor hoe er wordt omgegaan met het delen van informatie en de snelheid waarmee besluiten worden genomen. Agility, de mate van wendbaarheid, draait ook om snelheid. En die is in traditionele, hiërarchische organisaties vaak niet zo hoog. Daarom is het goed om na te denken over welk organisatiemodel past bij de snelheid waarmee je je wil kunnen aanpassen en de vrijheid die je je medewerkers wil geven om zo snel en zelfstandig mogelijk te kunnen meebewegen op veranderingen. Wie weet wat er van Kodak terecht zou zijn gekomen als er niet alleen was gekeken naar winst op de korte termijn, maar juist naar de toekomstbestendigheid van het bedrijf. Wat zou er zijn gebeurd als Kodak een zelfsturende organisatie was? En hoe zou het zijn gelopen als de medewerkers meer eigenaarschap hadden gekregen en in hun rol als vakman serieuzer waren genomen?

Focus op de lange termijn

Misschien wel de belangrijkste van alle aandachtsgebieden is het hebben en houden van focus op de lange termijn. Veel traditionele organisaties en organisaties met een bonuscultuur zijn gericht op korte termijn winstmaximalisatie. Net als het bestuur van Kodak dat vertrouwde op de marges van hun analoge fotografie producten en wellicht dacht dat digitale fotografie zo’n vaart niet zou nemen. Om als organisatie een lang leven beschoren te zijn moet je risico’s durven nemen, investeren in nieuwe technologie, middelen en kennis en tevens bereid zijn om je hele businessmodel op zijn kop te zetten. Agile organisaties zijn continu in beweging.  Het voordeel daarvan is dat je niet telkens heel rigoureuze stappen hoeft te nemen en dat de risico’s op fouten en de gevolgen van verkeerde inschattingen niet zo groot zijn. Dus, liever continu in beweging dan eens in de tien jaar volledig het roer om. Marcel van Es van Graydon zegt daarover:

Marktomstandigheden en technische ontwikkelingen maken dat je eigenlijk continu in een staat van verandering bent. Een veranderproces heeft steeds minder een kop en een staart.

Hoe agile is jouw organisatie?

Bovenstaande geeft een indruk van hoe belangrijk het is om als organisatie agile te zijn. Wat mij betreft is agile dus niet het zoveelste buzzwoord, maar een voorwaarde om ook in de toekomst succesvol te blijven. Ik ben benieuwd hoe wendbaar jouw organisatie is. Hoeveel verantwoordelijkheid beleggen jullie op de vloer en hoeveel bewegingsvrijheid krijgen de medewerkers? En is er een grote mate van innovativiteit en creativiteit aanwezig? Wil jij als organisatie naar een nieuwe vorm van organiseren toe en kun je daar wel wat hulp bij gebruiken? Schrijf je dan nu in voor onze workshop: De zelfsturende organisatie!

Aantal keer bekeken: 121

Plaats een reactie