Toen ik net begon met werken had ik een baas die zei: “Als je niets hoort, dan is het goed.” In het begin dacht ik dat dat wel prima was. Het was in elk geval duidelijk. Maar dat bleek het helemaal niet te zijn. Ik werd er onzeker door. Ik wist niet of wat ik deed ook enig doel diende en of er überhaupt iemand zat te wachten op mijn werk.
Ik dacht heel lang dat dat aan mij lag. Dat ik de enige was die continu bevestiging nodig had. En dat vond ik dan ook nog een heel slechte eigenschap. Een van mijn groeidoelen werd dus: minder afhankelijk zijn van wat anderen van je vinden.
Maar ik had ongelijk. Het zit zo: zonder feedback is er geen duurzame verandering. Als we niet praten met de mensen die we leiden over hun kwaliteiten en hun groeipotentie, dan gaan ze zich afvragen of hun werk wel zin heeft. En of jij je als leider eigenlijk wel betrokken voelt. Afhaken is het gevolg.
Feedback geven is zo ongeveer het moeilijkste in leidinggeven wat er is. Dat heeft twee oorzaken:
- We voelen ons niet comfortabel in moeilijke gesprekken
- We weten niet hoe we feedback zo kunnen geven (of ontvangen) dat het mensen en processen verder helpt.

Het goede nieuws is dat mensen feedback zoeken. Ik neem mijn eigen ervaring maar weer als uitgangspunt. Ik nam geen genoegen met de opmerking: Als je niets hoort is het goed. Het maakte me onzeker en deed me zeker niet groeien. Ik bleef vragen om bevestiging en hoorde uiteindelijk terug wat mijn kwaliteiten waren en waar ik nog in kon groeien. En ik ben echt niet de enige: iedereen wil groeien en zich ontwikkelen.

Feedback geven of krijgen is een kwetsbaar proces. Het zegt iets over jou, over mij en over onze relatie. De grootste fout die gemaakt wordt in het feedback proces is dat beide gesprekspartners zich van te voren ingraven. “Ik ga haar nu eens goed de waarheid zeggen”, of “als hij daarover begint, dan zal hij het te horen krijgen”. 

Het is niet alleen spannend voor de ontvanger van feedback, maar net zo spannend voor degene die het geeft. Oprechte feedback komt immers voort uit oprechte betrokkenheid en verbinding. En de angst dat die onderlinge verbinding, onze relatie te leiden heeft onder de feedback blokkeert ons.
Wat kun je doen om in een organisatie een cultuur van feedback te stimuleren?

1. Normaliseer het gevoel. Feedback geven wordt nooit makkelijk of comfortabel. Je hoeft je er dus ook niet comfortabel in te voelen. Wat belangrijker is, is dat het normaler wordt om je niet-comfortabel te voelen. Omdat leren en groeien niet altijd prettig is, maar soms pijn doet, is het belangrijk te weten dat iedereen dit zo voelt. Je bent niet de enige die het lastig vindt. Deel het met anderen en accepteer dat het er is. 

2. Zorg voor een constructief feedback proces. Ga uit van kwaliteiten en beschrijf wat er gebeurt. En maak van daaruit de stap naar mogelijkheden. Oefen in feedback geven. En zorg dat feedback een prioriteit en een dagelijkse praktijk wordt, in plaats van een ambitie of een jaarlijks ritueel in de evaluatiegesprekken.

3. De beste tip over feedback geven is deze: ga naast iemand zitten en niet tegenover die ander. Als je naast iemand zit is er mogelijkheid voor contact. Je kunt samen naar het probleem, de uitdaging, de gebeurtenis kijken. Beide gesprekspartners hebben hun deel en als leidinggevende ben jij onderdeel van het proces. Kun je en wil je samen met je medewerker kijken hoe het beter kan? Wat de medewerker daar in te doen heeft en hoe jij daar bij kunt helpen?
Als je op deze manier feedback geeft en ontvangt worden de meest lastige gesprekken een potentieel moment van verbinding creëren.

Dit is een bewerkte voorpublicatie van het boek 'De Menselijke Organisatie', door Marjon Bohré. Marjon is organisatiecoach en interimmanager en helpt P&O-ers die meer impact willen op het realiseren van organisatiedoelstellingen. Wil je het gratis ebook ontvangen dat hierover is geschreven, meld je dan aan op www.bubozzz.com

Aantal keer bekeken: 970

Laat een reactie achter

Je moet lid zijn van HRbase - grootste HR netwerk van Nederland om reacties te kunnen toevoegen!

Word lid van HRbase - grootste HR netwerk van Nederland

Reactie van Natasja van Oijen on 24 september 2013 at 9:42am

Beste Rolf,
Dank voor je antwoord. Dat er randvoorwaarden zijn om "het" daadwerkelijk te laten gebeuren is duidelijk. Feedback geven en ontvangen is inderdaad complex, omdat je met individuen, groepsprocessen en cultuur te maken hebt. Dat het niet moeilijk is heb je mij niet horen zeggen, dat zijn jouw woorden. En de oplossing is niet een tweedaagse training feedback geven, daarmee red je het niet. Alles in de organisatie moet gericht zijn op een open, heldere, en veilige communicatie (want je bent kwetsbaar als je je uitspreekt namelijk en daar moet zorgvuldig mee omgegaan worden!). Immersion! Met de cultuurdragers voorop en als voorbeeld. En daarmee heb ik het dus ook niet over slechts een techniek, maar meer over een houding, een cultuuraspect! En ik ben me ervan bewust dat dat tijd, aandacht en energie kost. En geloof me, ik overschat mijn rol in een organisatie niet. Binnen de gegeven omstandigheden help ik mensen, teams en organisaties stapje voor stapje verder te komen. Door ze bewuster te maken wie ze zijn en wat ze belemmert enzovoort en daarna handvatten te geven hoe ze hiermee om kunnen gaan (binnen de context). En feedback geven is hier vaak een onderdeel van. Dat het resultaat niet altijd perfect is, daar heb ik me in de loop der jaren bij neer moeten leggen. Dat de mensen in organisaties blijer zijn en effectiever, of zelfs de keuze maken elders te gaan werken, daarmee zal ik het vaak moeten doen. Dat is voor jou wellicht onvoldoende, want je bent op zoek naar harde bewijzen (tuurlijk, je bent inkoper, dus dat is onderdeel van je taak). En menselijk gedrag laat zich helaas op veel vlakken nog onvoldoende meten. Maar ik ga voor "merkbaar".
Je antwoorden en vooral manier van communiceren intrigeren me. Ik vraag me oprecht af hoe het komt dat je op deze manier jezelf uit. Het lijkt wel of er boosheid of frustratie achter zit. Maar het kan ook echt "inkopers" gedrag zijn. En niet alleen in denken, ook in handelen.

Succes met alle uitdagingen waar je voor staat.

Met warme groet, Natasja

Reactie van Natasja van Oijen on 23 september 2013 at 1:57pm

@Marjon: eens! Ik zie het ook als een dialoog met Rolf. @Rolf, de reacties hebben elkaar gekruist, ik begrijp nu de "switch". Ik zie je antwoorden graag tegemoet. Mag wat mij betreft ook buiten dit forum: natasja@personans.nl

Reactie van Natasja van Oijen on 23 september 2013 at 1:52pm

Hallo Rolf,
Ik kreeg de indruk dat je eerst de discussie met Marjon zou willen afronden, maar begrijp ik het nu goed dat dat veranderd is? Vanwaar die switch?

Toch antwoord op je vraag: Het belang van feedback zit 'm voor mij in het feit (maar ik heb het vaak van dichtbij mogen ervaren en begeleiden) dat organisaties op alle vlakken succesvoller zijn wanneer ze in staat zijn feedback (positief en negatief dus) te stimuleren in alle lagen van de organisatie. Het is een wezenlijk onderdeel van het vergroten van het menselijk kapitaal. In onze kenniseconomie uiteraard een essentieel onderdeel van veel van onze bedrijven!

Is dit een antwoord op je vraag? Dan wat vragen van mij: Vanwaar je interesse? Wat is jouw visie hierop? Wat is je ervaring of reden voor je visie? En: Hoe heb je mijn feedback op jouw reactie ervaren?

Hoor graag van je!

Reactie van Marjon Bohre on 23 september 2013 at 1:26pm

@Leon, Dank voor je toevoegingen. Herkenbaar hoe je beschrijft waarom feedback geven vaak onzekerheid oplevert. En de elementen die bij het geven van feedback behulpzaam zijn passen in de constructieve feedback zoals ik die onder 2. benoem.
@Rolf, Ik denk dat direct zijn en goed feedback geven niet hetzelfde zijn. Direct zijn heeft vaak te maken met je mening duidelijk en per omgaande ventileren, terwijl constructief feedback geven voor mij betekent met wegen vinden hoe je het proces en de persoon verder kunt helpen. En daarbij ook de verantwoordelijkheid nemen voor je eigen bijdrage daarin. Dat heeft dus te maken met 'aan dezelfde kant van de tafel zitten', die je als metafoor of als techniek mag interpreteren. Het belang van feedback is voor mij dat je de potentie in de ander en in het proces maximaal benut.
@Natasja, dank voor de aanvulling en jouw interpretatie. Helemaal met je eens.
@Rolf en @Natasja, Ik schrijf mijn blogs om mijzelf en anderen aan het denken te zetten, soms een ander perspectief te geven of met anderen in gesprek te komen over onderwerpen die ons werk raken. Ga dus vooral met elkaar hierover verder in dialoog, daarvoor heb je niet noodzakelijkerwijs mijn reactie nodig :-).
-Marjon

Reactie van Natasja van Oijen on 23 september 2013 at 11:42am

Hallo Rolf,
Dat je reageerde op de visie van Marjon was me duidelijk. Mijn feedback op jouw reactie gaat ook niet over de inhoud. Het gaat over de manier waarop je je reactie hebt geplaatst.

Ik ga graag "later" de dialoog met je aan over het geven en ontvangen van feedback en ik heb wel antwoorden op je vraag. Maar meer nog heb ik een aantal vragen die ik je voor zou willen leggen. Dus ik hoor graag van je wanneer je klaar bent voor de discussie/dialoog!

Reactie van Natasja van Oijen on 19 september 2013 at 8:21pm

Reactie van Natasja van Oijen on 19 september 2013 at 4:31pm

Beste Rolf,
Graag vat ik je reactie even samen: jij ziet het geven en ontvangen van feedback in Nederland niet als een probleem. We zijn een mondig volk, dus het is een natuurlijk onderdeel van onze cultuur. Klopt dat? En je bent het niet met Marjon eens. Klopt dat ook?

Er even vanuit gaande dat mijn samenvatting juist is, ben ik zo vrij om feedback op jouw reactie te geven. Door je woordkeuze en de toon die daardoor erin doorklinkt, voel ik weerstand tegen je reactie. Ik ervaar het als veroordelend en dat vind ik jammer. Aan het einde van je reactie stel je twee, in mijn ogen goede, vragen. Het was in mijn optiek effectiever geweest als je eerst de vragen had gesteld, vanuit een oprechte interesse. Goh, er is iemand die op een andere manier tegen feedback aankijkt dan ik. Wat zou daarvan de reden zijn? Daarmee ontstaat wellicht ook een discussie met verschillende zienswijzen, waar natuurlijk niks mis mee is, echter veel meer op basis van gelijkwaardigheid (wat je zou kunnen benadrukken door naast iemand te zitten als de situatie zich daarvoor leent).

Dat is natuurlijk mijn perceptie en het zegt (daarmee) iets over mij en mijn communicatiestijl. Als feedbackontvanger mag je ermee doen wat je wilt, je hoeft er niets mee.

Inhoudelijk ben ik het overigens niet helemaal met je eens. Mondigheid of assertiviteit alleen maakt niet dat je constructief feedback kunt geven en nemen. Het vergt ook een mate van empathie en communicatieve vaardigheden. Was het maar zo simpel, dan zou het veel meer, ook in Nederland, goed worden toegepast. Want mijn ervaring is dat het echt veel te weinig gebeurt! Maar we hoeven het ook niet zwaarder te maken dan nodig en we kunnen het met z'n allen zeker leren en gaan toepassen! Dus bij deze... ;)

Graag nodig ik je uit voor een reactie!

Met vriendelijke groet, Natasja

Reactie van Leon Broere on 19 september 2013 at 1:25pm

Mooi artikel over een lastig thema binnen gespreksvoering. In mijn handout bij training en coaching staat onder andere:

Feedback kan positief en negatief zijn
Iets vervelends, maar het kan ook een welgemeend compliment zijn.
Mensen leren vaak veel meer van duidelijk commentaar op werk dat ze goed hebben gedaan, dan van kritiek op fouten. Positieve feedback is heel motiverend. Je kunt de ander vragen of je “in de toekomst nog meer van hetzelfde gedrag mag zien.” Daarmee is feedback geven een goede techniek om anderen te beïnvloeden.


Negatieve feedback geven is moeilijk
Vaak loop je je weken te ergeren aan het gedrag van je collega, terwijl hij zich van geen kwaad bewust is. Ze wil best wel overleggen over vakanties, of anders communiceren met collega’s als ze maar weet dat je dat wil! Met goed geplaatste feedback op het goede moment ruim je veel misverstanden uit de weg. Waarom is het zo moeilijk om soepel om te gaan met feedback geven?


Onzekerheid
Wie feedback moet geven is vaak onzeker. Je vraagt je af:
- Heb ik het wel goed gezien?
- Is het ‘normaal’ dat ik me hieraan erger?
- En wat stoort me nu precies?
- Wat ik vind nu verkeerd aan zijn werk?
- Mág ik hier wel iets van zeggen?
- Waarom wil ik er iets van zeggen?
- Wat wil ik daarmee bereiken?
- Hoe kan ik het zeggen zonder dat hij boos wordt?
- Kunnen we na het gesprek nog wel leuk samenwerken?
Dit zijn allemaal vragen die jezelf inderdaad moet stellen voordat je feedback gaat geven. Goede feedback vereist even tijd om na te denken.
Als je het antwoord scherp hebt, probeer je de kritiek zó te brengen dat je gesprekspartner deze begrijpt. Helder geformuleerd en neutraal, zonder beschuldigingen. Er is een formule voor die je daarbij helpt. Hij bestaat in de kern uit vier stappen. Als je deze volgt is het voor de ander makkelijker om rustig jouw feedback te ontvangen.

Formule voor het geven van feedback
(0. Is sprake van veranderbaar gedrag?)

1. Beschrijf concreet en specifiek gedrag dat je zelf hebt gezien of gehoord. Gebruik daarbij een ik-boodschap

2. Geef aan welk effect dat gedrag op je heeft

3. Laat je gesprekspartner reageren

4. Vraag om het gewenste gedrag

(5. Verken samen oplossingen of achtergronden)