Het ‘Beste’ HR Adviesbureau.. Hoe Kies Je Dat?

Tja, hoe doe je dat? En wat is nou eigenlijk ‘het’ beste adviesbureau? In deze blog geef ik een paar tips over hoe je het beste HR advies kan inkopen. Ik heb trouwens niet de pretentie om volledig en helemaal feitelijk te zijn. Wel heb ik eerder op de stoel van inkoper gezeten, nu ben ik partner bij adviesbureau AC&T Consulting. Mijn belangrijkste boodschap: leer de HR dienstverlener persoonlijk kennen, door en door, ervaar zijn of haar werk van dichtbij!

Je kent het wel, als HR of lijnmanager. Zelf ontbreekt het aan expertise, capaciteit en/of tijd. Of is het een strategische keuze 'het niet zelf te doen' maar uit te besteden. Daarom wil je een HR dienst inkopen zoals assessment, coaching of training. Maar: hoe doe je dat nou op een effectieve manier, en waar te beginnen?

Aanbesteden

In een formele aanbesteding wordt door een organisatie gepoogd feitelijk en geobjectiveerd te werk gegaan. De aanbesteder doet een uitvraag waarop leveranciers kunnen intekenen. Afhankelijk van de situatie gebeurt dit soms onderhands, vaker ook niet. Leveranciers 'bewijzen' schriftelijk hun expertise aan de inkopende partij door vragen zo optimaal (en positief!) mogelijk te beantwoorden. Binnen de grenzen van de aanvraag, maar zeker niet roomser dan de paus. Vragen worden vervolgens door de aanbesteder geanalyseerd, er wordt een aantal punten toegekend per categorie. Denk in dit proces aan perceptie van kwaliteit, hoogte van prijs, mate van expertise, levertijd, in te zetten materialen. Na indienen wordt meestal een geselecteerd aantal leveranciers uitgenodigd voor een presentatie en/of mondelinge toelichting, waarna definitieve keuzes gemaakt worden voor één of een beperkt aantal aanbieders. Soms wordt ook direct - op basis van papier - gekozen (wat mij betreft niet slim, want lang niet alle 'keuze elementen' worden op deze manier meegenomen!). Een win-win situatie wordt gecreëerd als er ruimte wordt ingebouwd voor persoonlijk contact zoals 1-op-1 kennismaken. Want, schriftelijke informatie is slechts de helft van het verhaal. Zorg er in het proces dus voor dat niet slechts de inkoper kiest op basis van 'papier' maar dat er wordt kennisgemaakt, zeker ook met de HR afdeling en/of de interne ‘gebruiker’!

Zelf doen

In de situatie dat aanbesteden niet van toepassing is, en een HR dienst door bijvoorbeeld de HR afdeling wordt ingekocht, is het principe grotendeels hetzelfde. Kies enerzijds objectief en gewogen, door informatie over het HR adviesbureau in te winnen met betrekking tot bijvoorbeeld de financiële gezondheid, bestaande klanten, de manier van dienst verlenen, de leveringstermijnen en de inhoudelijke kwaliteit van adviseurs (cv’s geven trouwens een redelijk beeld, meer ook niet..). De prijs van de te leveren dienst is vaak het belangrijkst voor de inkoper. Echter, zorg ervoor dat je niet alleen ‘goedkoop’ inkoopt, maar vooral ook specifiek weet wat je inkoopt en uitgevoerd wordt. Zo kunnen appels met appels vergeleken worden. Als voorbeeld: de activiteiten van een bureau kunnen bijvoorbeeld 30% goedkoper lijken dan die van de concullega, maar als het bureu achter de schermen de dienstverlening 'zeer efficiënt' inricht is het uiteindelijk toch niet goedkoper. Vraag dus door en leer de ander zowel inhoudelijk als persoonlijk goed kennen! Bouw aan de relatie en voorkom teleurstellingen.

De subjectieve factor is overall erg belangrijk: kies óók op basis van intuïtie, ga tevens bij referenties te rade! ‘Het ’beste bureau' is wat mij betreft voor iedereen anders. Dus: leer je HR dienstverlener door en door kennen. Zie bijvoorbeeld een assessment als onderdeel van je uitstraling als werkgever, dus ook van je employer branding: het HR bureau is een verlengstuk van jouw organisatie! Dan is het wel heel erg nuttig als HR bureau en inkopende organisatie tot in hun DNA met elkaar overeenkomen.

Klanten van het betreffende HR adviesbureau zijn subjectieve maar hele mooie informatieve bronnen: ga zeker bij hen te rade! Wat mijn organisatie AC&T in het kader van elkaar leren kennen heel graag doet is de ‘inkoper’ uitnodigen zelf te komen proeven. Want uiteindelijk is een partnership zoveel meer waard dan een eenmalige klant-leverancier relatie.

Dus.. Leer elkaar door en door kennen, op persoonlijke basis, en investeer hier veel tijd in. Kies niet slechts op basis van papier. Denk niet in clichés van: het grote adviesbureau zal wel duur en deskundig zijn, en werken volgens een vast format, terwijl kleinere partijen goedkoper, minder deskundig en flexibeler zijn. Creëer eerst wederzijds vertrouwen, leer elkaar goed kennen, spreek de ander verderop in het proces aan op gedrag en houding. Alleen zo haal je het beste uit elkaar!

Veel succes en plezier …!

Danny Mullenders Partner AC&T Consulting

Aantal keer bekeken: 36

Laat een reactie achter

Je moet lid zijn van HRbase - grootste HR netwerk van Nederland om reacties te kunnen toevoegen!

Word lid van HRbase - grootste HR netwerk van Nederland