Zo help je medewerkers aan technologie die voor ze werkt

Onlangs belde ik naar mijn rijwielspecialist voor een onderhoudsbeurt aan mijn fiets. Deze kon helaas niet ingepland worden, vertelde een gefrustreerde medewerker me aan de telefoon. Het bedrijf was overgegaan naar een nieuw ICT-systeem, maar de klantgegevens waren niet automatisch meegekomen. Alles moest opnieuw handmatig worden ingevoerd. Dit betekende niet alleen extra werk voor het personeel, maar ook veel teleurgestelde klanten en omzetverlies.

Helaas is het heel herkenbaar voor velen van ons: slecht functionerende ICT op het werk. Het staat garant voor frustratie, stress en vertraging van werk. Haperende software, niet-gekoppelde systemen en gebrekkige functionaliteit gaan ten koste van de motivatie, productiviteit en creativiteit van medewerkers én het imago van het bedrijf.

Wat is ‘technologie die voor je werkt’? Daaronder versta ik alle ICT-middelen die ervoor zorgen dat medewerkers hun werk op een goede, efficiënte, prettige manier kunnen doen en zo bijdragen aan een positieve employee experience. Daarbij staat de technologie in dienst van de medewerker en absoluut niet andersom: het moet de medewerker ondersteunen bij het uitvoeren van zijn taken in plaats van hem te belemmeren, zoals bij mijn fietsenmaker.

Dol op je werk, maar tóch ongelukkig
Goede technologie is een niet te onderschatten factor in de werkbeleving. Resultaat behalen, je eigen manier van werken bepalen, jezelf ontwikkelen: goede technologie maakt het mogelijk om dit makkelijker en sneller te doen. Maar technologie heeft daarmee ook een keerzijde als deze ondermaats is. Je kunt nog zo dol zijn op je werk, maar tóch gefrustreerd en ongelukkig zijn omdat de technologische middelen waarmee je moet werken, niet goed functioneren.

Trage, omslachtige, vastlopende, uitvallende of ouderwetse ICT kan als gevolg hebben dat er informatie kwijtraakt of verloren gaat, dat er werk dubbelop wordt gedaan, dat er te veel stappen nodig zijn om simpele taken uit te voeren of zelfs dat het werk helemaal niet kan worden gedaan. Dat is uiteraard slecht voor de organisatie in termen van productiviteit en omzetverlies. Maar het is ook slecht voor de employee experience. Als medewerkers hun werk niet goed kunnen uitvoeren, zijn ze sneller gestrest. Dit heeft een negatieve invloed op de sfeer op de werkvloer, de onderlinge communicatie en samenwerking en het beeld dat de werknemer heeft van het bedrijf en uitstraalt naar de buitenwereld.

‘Mensen pakken banen af van robots’
In steeds meer bedrijfstakken wordt gebruikgemaakt van robots: in fabrieken, havens, magazijnen en fastfoodrestaurants, in de mijnbouw, zorg en geneeskunde. Is deze ontwikkeling een bedreiging voor de werkgelegenheid en werkbeleving? Robots zouden werk ‘afpakken’ of op zijn minst eentoniger en saaier maken. Moeten we bang zijn voor de opkomst van robots? ‘Nee’, stelt auteur en werkbelevingspecialist Jacob Morgan in zijn boek The Employee Experience Advantage: ‘Robots pakken geen banen af van mensen; het zijn juist de mensen die banen afpakken van robots!’ Robots zijn uitermate geschikt voor bepaalde taken, redeneert hij, maar eerder hadden we niet de technologie om die door robots te laten doen. Nu we die wel hebben, voelen mensen zich ten onrechte bedreigd.
Morgan benadrukt dat werknemers die vrezen voor hun baan vaak niet beseffen dat hun oude werkomgeving helemaal nooit is ontworpen voor mensen: in een fabriek, fastfoodkeuken of magazijn is werkgeluk nooit een prioriteit geweest. Eigenlijk is robotisering dus een kans voor alle werkenden op een betere werkbeleving, is zijn conclusie.

Robots kunnen zwaar tilwerk, werk met chemische stoffen of saai werk overnemen. Dat gebeurt bijvoorbeeld in de magazijnen van de Amerikaanse internetwinkel Amazon, waar robots artikelen optillen om ze in de rekken te plaatsen. Werknemers zijn omgeschoold om de robots te bedienen. ‘Het werk is uitdagender en minder repetitief geworden’, zei magazijnmedewerker Nissa Scott hierover in The New York Times.

Ook in de plaatcomponentenfabriek van DAF in Eindhoven werken robots: zij zetten bumpers en andere onderdelen in elkaar. Lassen, lijmen, tillen: belastend werk dat nu niet meer door mensen hoeft worden gedaan. Het is zwaar voor de schouders en rug en de lijm kan irriterend zijn voor de luchtwegen. Medewerkers sturen de robots aan, schrijven mee aan software en voeren zelf ingewikkelder werk uit. De robots moeten eraan bijdragen dat de medewerkers, die langer moeten doorwerken, toch gezond hun pensioen kunnen halen.

Minimale vereisten
Vooralsnog werken de meesten van ons niet met robots, maar met computers, laptops, tablets en andere ICT-middelen. Om deze technologie écht te laten werken voor medewerkers, moet deze minimaal aan de volgende vereisten voldoen:

• De ervaring moet net als thuis zijn of beter;
• ICT-middelen moeten beschikbaar zijn voor iedereen; en
• De technologie moet simpel en efficiënt zijn in gebruik.

Ga je aan de slag met ICT voor je medewerkers? Gebruik dan deze punten om te kijken of de technologie echt voor ze werkt:

• Heb ik de juiste expertise ingeschakeld binnen de organisatie om ervoor te zorgen dat de ICT-middelen medewerkers optimaal ondersteunen in hun werk?
• Kunnen medewerkers zelf kiezen met welke ICT-middelen ze werken?
• Heb ik goed geluisterd naar de wensen van medewerkers op ICT-gebied en weet ik welke ICT-middelen ze gebruiken in hun privéleven?
• Staan gebruiksvriendelijkheid en gebruiksgemak centraal in onze ICT-middelen?
• Is er een goed bereikbare, snelle en echt behulpzame helpdesk voor medewerkers die hulp nodig hebben bij ICT?

De beste employee experience

Om als organisatie de beste medewerkersbeleving neer te kunnen zetten moeten vijf aspecten van de organisatie worden geoptimaliseerd: cultuur, werkomgeving, leiderschap, de employee journey en technologie. Deze vijf vormen de basis van het door ons ontwikkelde HEART-model voor de beste employee experience en gelukkige medewerkers. Wil je hier meer over weten of wil je aan de slag met het creëren van de beste employee experience, download dan ons ebook “De 5 factoren van de beste Employee Experience”.

Aantal keer bekeken: 249

Laat een reactie achter

Je moet lid zijn van HRbase - grootste HR netwerk van Nederland om reacties te kunnen toevoegen!

Word lid van HRbase - grootste HR netwerk van Nederland